西南医科大学出版类档案整理规则、归档范围和保管期限.doc

西南医科大学出版类归档整理规则 第一条 为了提高我校出版类档案（以下简称出版档案）的质量和管理水平， 充分发挥出版档案在学校各项工作中的作用，根据《高等学校档案工作规范》， 结合我校实际，特制定本办法。 第二条 出版物档案是指在我校编辑出版的校刊、校报、书籍及其他内部刊 物的活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的材料。 出版档案是国家科学文化和学校教学科研发展的历史记录，是我校档案的重要 组成部分，是重要的信息资源，是学校的宝贵财富。出版档案必须实行集中统 一管理，以确保其完整、准确、系统和安全，方便开发利用。 第三条 出版档案工作是学校出版管理工作的重要组成部分。出版档案工作 要纳入出版编辑单位的管理制度，纳入出版工作计划和规划，纳入工作人员的 职责范围。 第四条 学校校报、刊物编辑部等出版单位，要有一位负责人分管出版类档 案工作。并确定兼职档案人员，协同校档案馆认真做好出版档案的收集、整理、 立卷、归档工作。 第五条 归档范围 我校出版有关的活动所形成的不同载体的文件材料，主要包括综合管理、 出版物的编审、出版等方面的内容，具体范围附后。 第六条 归档时间 兼职档案人员应在次年的六月底前，将上年应归档的出版档案，集中向校 档案馆移交，并办理好移交手续。 第七条 整理规则 1、归档文件的整理 ①一般以一份文件为一件； ②文件正本与定稿合为一件。正本在前，定稿在后； ③正文与附件合为一件。正文在前，附件在后； ④原件与复印件（包括复印件以及抄件）合为一件。原件在前，复印件在 后；凡是要归档的各种材料，在组卷前，按其自然形成的规律和有机联系，分 门别类组卷。 ⑤转发文与被转发文合为一件。转发文在前，被转发文在后； ⑥同一年度内同一问题的请示与批复合为一件，跨年度的各为一件（报告 与批复、函与复函等同此处理）。批复在前，请示在后（报告与批复、函与复 函等同此处理）。 ⑦正文与文件处理单（包括文件处理单、拟办单、发文稿纸签批条等）合 为一件； ⑧报表、名册、图纸、会议记录等按其本来的装订方式，一个自然本（册） 为一件。 2、不归档的文件材料 ①上级有关出版的普发的（非专指高校）、不办的文件； ②未生效的合同、协议书； ③不退、不用的稿件，非定稿的稿件； ④重份文件及校内单位发来的文件； ⑤无查考利用价值的事物性临时性文件； ⑥校外单位交换来的文件； 以上不归档材料如认为必要，也可自行作资料暂存。 3、出版文件材料案卷组合方法 ①综合管理类文件材料的组卷。按永、长、短的保管期限组织案卷。卷内 将反映本部门主要职能或本部门重要活动形成的文件材料排在前面，其他工作 形成的文件材料排在后面；将综合性工作形成的文件材料排在前面，具体业务 工作形成的文件材料排在后面； ②出版物项目档案以出版物名称立卷，一书一刊组成一卷或数卷，期刊视 情况几期一卷，注意分清年度，不可混年立卷； ③跨年的出版档案，放在出版物出版年度立卷； 第八条 立卷归档文件以件为单位进行装订。出版档案内的原稿、清样，均 须除去金属物，用线装定。对在装订线以外有字迹的文字材料或破损的文件材 料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱 糊。 第九条 分类、编号 归档文件采用年度—机构（问题）--保管期限方法进行分类。 1.档号的构成：年度+分类号+案卷号。如： 20XX—CB(11～15)—1～n ↓ ↓ ↓ 年度号 分类号 案卷号 注：属于出版管理内容的采用自然年度。其余采用出版年度。分类号中的 二级类目见《泸州医学院档案实体分类和档号编制方案》。 2.编写案卷页码 ①以件为单位编写页号，从“1”起编写页号，正面编写在右下角，背面有 文字的编在左下角。 ②在每份文件材料首页的右上角空白处盖档号章，填写档号、件号。 ③成套图样或印刷成册的文件，不必重新编写页号。 第十条 卷内目录的编制 ①卷内文件在分类、排列、编号后，以卷为单位编制目录。 ②卷内目录为 A4 竖式，项目包括序号、责任者、文号、题名、日期、页数、 备注等七项。 ③填写卷内文件目录的方法 序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号。 文号：文件制发机关的发文字号。 责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。 题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容 的文件，可自拟标题，外加“[ ]”号 日期：文件的形成时间。 页数：填写每份文件材料的页数，即填写每份文件材料尾页标注的页号。 第十一条 案卷装盒、编目和排架 1、装盒 ①卷内文件整理完毕后装入符合国家标准的档案盒，并按要求认真填写备 考表、档案盒封面的案卷题名及盒脊各栏目； ②案卷题名：出版档案案卷标题以书籍著（译）者、书名为标题，刊物以 刊名加刊期为标题； ③备考表：填写卷内文件情况说明、立卷人、检查人和日期 卷内文件情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况； 立卷人：由组成本卷的责任者签名； 检查人：由对案卷质量进行审核的责任者签名； 日 期：案卷整理完毕的日期。 2、编制案卷目录。档号、案卷题名、页数、起止时间、保管期限，按档号 先后顺序，以案卷为对象填写。 3、科学排架 第十二条 凡归档文件及整理所用的各种材料，均应符合国家有关档案保 护及《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）之有关规定。 如公文用纸统一为 A4 型（297×210mm）、长久保存的档案不得采用易氧化的金 属物装订等。 第十三条 本《规则》自下发之日起执行，由校档案馆负责解释。 附件： 出版类档案归档范围和保管期限表 CB11 综合管理 1 上级有关编辑出版工作的文件 长 期 2 上级召开的编辑出版工作会议文件 短 期 3 本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录 永 久 4 本校编辑出版工作规章制度、统计报表 永 久 5 编辑出版部门管理形成的文件材料 短 期 CB12～15 出版物项目 1 编辑出版合同、协议书 长 期 2 出版请示和批复 长 期 3 原稿（含照片、手迹原件）或复制件（退还作者应有原稿签收单） 长 期 4 各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件 长 期 5 封面设计图样 短 期 6 出版通知单、书刊、音像出版物样品 永 久 7 出版发行记录，发稿后的变动情况，稿酬、版税通知单 短 期 8 获奖或受查处情况的文件材料 长 期 9 有参考价值的读者来信、重要评论 短 期 10 再版修改意见 短 期 二级类目代号：CB11：综合 CB12：报纸 CB13：刊物 CB14:书稿 CB15：音像