西南医科大学档案实体分类和档号编制方案.doc

西南医科大学档案实体分类和档号编制方案为适应学校档案工作发展的需要，便于档案的管理和利用，根据《高等学校档案实体分类法》的原则，结合我校实际，特制定本方案。一、档案分类我校档案共分为：党群、行政、教学、科学研究、产品生产与科技开发、基本建设、设备、出版、外事、财会、声像、实物等十二大门类。二、档号编制基本原则档号是存取档案的代号，排架的依据，它反映学校档案的分类体系和物理位置，必须符合唯一性、合理性和稳定性要求，并能适应计算机管理。三、档号结构、模式和标识 1.档号的组成我校档号均由年度号、分类号和案卷号（或件号）三部分组成，即：档号=年度号+分类号+案卷号（或件号）年度号是由四位阿拉伯数字组成，代表文件材料形成的年度。分类号是档号的主体，由一、二级类目、三级类目代号组成。一级类目是根据学校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质确定的，一级类目采取类目名称主词的汉语拼音的第一个字母进行标识；二级类目是对一级类目的细分，细分的标准时根据各类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置，二级类目的标识，采用阿拉伯数字的“双位制”，如 11,12，13……；少数扩展到三级类目。案卷号（或件号）按所选择的分类号中最下位类顺序编码，用阿拉伯数字 1,2,3……n 标识。 2.档号模式模式：20**--分类号—案卷号（或件号）四、一级类目名称与标识党群 DQ 行政 XZ 教学 JX 科学研究 KY 产品生产与科技开发 CP 基本建设 JJ 仪器设备 SB 出版 CB 外事 WS 财会 CK 1 声像 SX 实物 SW 五、各类档案的档号模式与二级类目（一）党群 DQ 档号模式： 20**—DQ**—1～n 件号二级类目一级类目年度号二级类目及其代号 11 党务综合分党委、总支、直属支部综合材料入此。 12 纪检 13 组织 14 宣传教育 15 统战民主党派材料入此。 16 工会妇女工作材料入此。 17 团委学生社团材料入此。（二）行政 XZ 档号模式： 20**—XZ**—1～n 件号二级类目一级类目年度号二级类目及其代号： 2 11 综合教职工代表大会和院、系、所等单位综合材料入此。 12 人事师资培养、教师工作量和离、退休材料入此。 13 监察审计 14 武装保卫 15 总务 16 档案、图书、文博（三）教学 JX 档号模式： 20**—JX**—1～n 案卷号二级类目一级类目年度号二级类目及其代号 11 综合学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此。 12 学科与实验室建设专业设置入此 13 招生 14 学籍管理学生奖惩材料入此。 15 课堂教学与教学实践 16 学位 17 毕业生毕业生信息反馈工作入此。 18 教材（四）科学研究 KY 3 档号模式： 20**—KY**—1～n 案卷号二级类目一级类目年度号二级类目及其代号： 11 综合科研经费管理、学术活动材料入此。 12 按学科或专业或项目设置类目（五）产品生产与科技开发 CP 档号模式： 20**—CP**—1～n 案卷号二级类目一级类目年度号二级类目及其代号 11 综合 12 按产品种类或项目设置类目（六）基本建设 JJ 档号模式： 20**—JJ**—1～n 案卷号二级类目一级类目年度号二级类目及其代号 4 11 综合 12 按单项工程设置类目（七）仪器设备 SB 档号模式： 20**—JJ**—1～n 案卷号二级类目一级类目年度号二级类目及其代号 11 综合 12 按仪器设备种类或型号设置类目（八）出版 CB 档号模式： 20**—CB**—1～n 案卷号二级类目一级类目年度号二级类目及其代号 11 综合 12 报纸 13 刊物 14 书稿 15 音像（九）外事 WS 档号模式： 5 20**—CB**—1～n 案卷号二级类目一级类目年度号二级类目及其代号 11 综合 12 出国（境）国际合作与会议材料入 WS l4。 13 来校外国留学生工作材料人 WS15。国际合作与会议材料入 WS14。 14 国际合作与会议 15 外国留学生工作（十）财会 CK 档号模式： 20**—CK**—1～n 案卷号二级类目一级类目年度号二级类目及其代号 11 综合 12 会计报表 13 会计帐簿 14 会计凭证 15 工资清册奖金，助学金入此（十一）声像 SX 6 档号模式： 20**—SX**—1～n 件号二级类目一级类目年度号二级类目及其代号 12 照片 13 录音带 14 录像带 15 幻灯片 16 磁盘 17 影视胶片 18 缩微胶片 19 光盘（十二）实物 SW 档号模式： 20**—SW—1～n 件号一级类目年度号 7