西南医科大学党群、行政类归档整理规则、归档范围和保管期限.doc

西南医科大学 党群、行政类归档文件整理规则 第一条 为适应档案现代化管理的需要，规范、简化本校文件整理方法及程 序，提高工作效率，依据《归档文件整理规则》（中华人民共和国行业标准 DA/T22-2000）及教育部制定的《高等学校档案管理办法》，结合我校实际，制 定本规则。 第二条 本《规则》规定了归档文件的装订、分类、排列、编号、编目、装 盒等一系列具体整理办法，适用于泸州医学院党群、行政部门形成的所有归档 文件。 第三条 本《规则》中的归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办 理完毕的、应作为档案保存的各种纸质文件材料。 整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价 值，便于保管和利用。 质量要求： 1.归档文件应完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退色的文件应 予复制； 2.整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要 求。 3、不归档的文件材料： 1 上级机关普发供参阅、不办的文件材料； ○ 2 上级机关发来供工作参考的抄件； ○ 3 上级机关征求意见未定稿的文件； ○ 4 重份文件； ○ 1 5 无查考利用价值的事务性、临时性文件； ○ 6 未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿、一 ○ 般性文件的历次修改稿、铅印文件的各次校对稿(学校主要领导人亲笔修改稿和 负责人签字的最后定稿除外)； 7 从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料； ○ 8 无特殊保存价值的信封、一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建 ○ 设性意见的人民来信； 9 学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等； ○ 10 本校负责人兼任外机关职务形成的与本院无关的文件材料； ○ 11 为参考目的从各方面收集的文件材料； ○ 12 非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。 ○ 第四条 归档程序：按照归档时间要求，各立档单位将处理完毕的文件材料， 在档案馆的指导下进行分类排列，并编制归档文件目录，然后移交档案馆进一 步整理和保存。 第五条 归档时间：各党群、行政部门，应在次年六月底前归档。 第六条 归档文件应以件为单位进行整理。 （一）“件”的确定 ① 一般以一份文件为一件； ② 文件正本与定稿合为一件； ③ 正文与附件合为一件； ④ 原件与复印件（包括复印件以及抄件）合为一件； ⑤ 转发文与被转发文合为一件； ⑥ 同一年度内同一问题的请示与批复合为一件，跨年度的各为一件（报告 2 与批示、函与复函等同此处理）； ⑦ 正文与文件处理单（包括文件处理单、拟办单、发文稿纸、签批条等） 合为一件； ⑧ 报表、名册、图表、介绍信存根、会议记录等按其本来的装订方式，一 个自然本（册)为一件。 （二）件内文件排序方法 ① 正本在前，定稿在后； ② 正文在前，附件在后； ③ 原件在前，复制件在后； ④ 转发件在前，被转发件在后； ⑤ 请示与批复作为一件时，批复在前，请示在后； ⑥ 不同文字的文本，中文文本在前，外文文本在后；原文在前，译文在后。 （三）件与件之间的排序方法 ① 按永、长、短的顺序排列。将反映本部门主要职能或本部门重要活动形 成的文件材料排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面；将综合性工作形 成的文件材料排在前面，具体业务工作形成的文件材料排在后面； ② 会议文件、统计报表等成套性文件材料应按照重要程度集中排列。 第七条 归档文件以件为单位进行装订。对在装订线以外有字迹的文件材料 或破损的文件材料，以及与本盒文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行 加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当地折叠、拆除文件材料上的金属物。 第八条 归档文件的分类、编号 归档文件采用年度—机构（问题）--保管期限方法进行分类 3 （一）档号的构成：年度+分类号+件号。如： 2010—DQ11—1（1～n） ↓ ↓ ↓ 年度 分类号 件号 （二）每件文件材料分别编写页号，正面编写在右下角，背面有文字、图 表的编在左下角。 （三）在每份文件首页右上角空白处加盖档号章，填写年度、机构（问 题）、保管期限、馆编件号，（式样见附图 1）。 （四）归档文件的件号按其排列顺序逐件编写在档号章的相应栏目内。 第九条 编制归档文件目录 （一）归档文件在分类、排列、编号后，以件为单位编制目录。 （二）归档文件目录为 A4 竖式，项目包括件号、责任者、文号、题名、 日期、页数、备注等七项（式样见附图 2）。 （三）归档文件目录的填写要求：各文件处理部门必须按照以下要求填写。 ① 件号：由各立档单位立卷人员按分类体系填写； ② 文号：文号即文件发文字号，填写时应照实抄录，不能有省略或改动； ③ 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者； ④ 题名：一般情况下，照录文件题名，不得省略或变更。对于无题名或 题名含义不能全面揭示文件内容的归档文件，应根据文件内容重新拟写或补 充题名，并外加“[ ]”以示区别。如“XX 省教育厅关于转发教育部[1999]24 号文件的通知”，应重拟题名为“[XX 省教育厅关于转发《国家教育部关于加 强学籍管理的几点意见》的通知]”；会议记录需拟题名时，应写明会议的时 4 间和主要内容。此外，有些归档文件的附件独立性强，如正文仅有实施意见， 附件则是具体的条文规则，或者附件是正文的重要补充和说明，在这种情况 下，如将正件、附件作为一个整理单位（件），应在正件题名后抄录附件题 名，外加“（）”号，如“关于进一步加强我院治安管理的决定（附：泸州 医学院治安管理条例）”； ⑤ 日期：即文件的形成日期（或生效日期）; ⑥ 页数：填写每份文件材料的页数，即填写每份文件材料尾页标注的页 号； ⑦ 备注：用于填写归档文件需要说明的情况，包括密级、缺损、销毁等。 第十条 归档文件的移交 （一） 学校各归档部门分别负责本部门的归档工作； （二） 各单位专兼职档案员整理好档案，填写归档文件移交目录，向档案 馆移交并办理交接手续。（归档文件移交目录见附图 3） 第十一条 装盒排架 （一） 装盒 ① 归档文件整理完毕后装入符合国家最新标准的档案盒，并按要求认真 填写备考表、档案盒封面及盒脊各栏目； ② 备考表：填写盒内文件情况说明、立卷人、检查人和日期； 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情 况； 立卷人：由组成本卷的责任者签名； 检查人：由对案卷质量进行审核的责任者签名。 日期：归档文件整理完毕的日期 5 ③ 归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒。 （二） 科学排架 第十二条 凡归档文件及整理所用的各种材料，均应符合国家有关档案保 护及《国家机关公文处理办法》之有关规定。如公文用纸统一为 A4 型 （297×210mm）、长久保存的档案不得采用易氧化的金属物装订等等。 第十三条 本《规则》自下发之日起执行，由校档案馆负责解释。 附图 1：件号章 全宗号 年 度 室编件号 机构（问题） 保管期限 馆编件号 附图 2： 归 档 文 件 目 录 件号 责任者 文号 题 名 日期 页数 备注 附图 3： 归档文件移交目录 件号 文号 题 名 日 期 页数 移交单位： 负责人： 移交人： 密级 保管 期限 接收单位： 负责人： 接收人： 年 月 6 备注 日 党群、行政类档案归档范围和保管期限表 一、党群类档案归档范围和保管期限表 DQ11 党务综合 序号 类目名称 保管期限 1 上级党组织有关党的建设文件材料（如文件是针对本校的，则永久保存） 长 期 永 久 永 久 本校党代会材料（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、 发言稿、领导讲话稿、照片、录音、录像、大会主席团、秘书长和代表、列 2 席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批 复等。（2）提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记 录等。（3）参考文件，工作人员名单，工作证、代表证、列席证、选票式样。 3 本校党委会、常委会、党委扩大会、书记、校长碰头会、院党委（总支）书 记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件 4 党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结） 永 久 5 党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知 永 久 6 以党委名义召开的工作会议材料 永 久 7 校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料 永 久 8 党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿 永 久 9 党委工作简报等 永 久 10 党委大事记 永 久 11 党群系统启用印章的文件和印模 永 久 12 党群系统重要统计材料 永 久 13 党委保密、秘书工作的有关文件 长 期 14 重要的群众来信来访及处理材料 长 期 15 党委与有关机关联系、协商工作的来往文件 长 期 长 期 16 院党委、总支工作计划、总结、报告、请示与批复、经验介绍、调查材料、 统计报表、会议记录等材料 17 院党委、总支建党工作和有关材料 长 期 18 院党委、总支的表彰奖励及有关材料 长 期 19 党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复 长 期 DQ12 纪检、监察 1 上级关于纪检、监察工作的文件 长 期 2 纪委、监察工作规章制度 长 期 3 纪委、监察工作计划、报告、总结、调查材料和重要统计 永 久 4 纪委、监察会议记录 长 期 5 违纪、违法案件处理、复查材料 长 期 6 群众来信来访及处理意见 短 期 DQ13 组织 1 上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报 长 期 2 本校组织工作计划、总结、决定、报告、调研材料 永 久 3 组织机构设置、变动的报告、决定、批复、通知 永 久 4 落实政策的有关材料 长 期 5 表彰先进的材料 长 期 7 6 组织工作统计材料 永 久 7 党费收、缴、开支情况统计、凭证 永 久 永 久 8 干部任免、调动、离休的报告、决定、批复、通知等（包括上级批准的，要 附呈报表） 9 干部名册 永 久 10 院党委、总支、支部改选报告、审批材料 长 期 11 院党委、各总支、支部委员、党员名册 长 期 12 吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料和名册 长 期 13 党校材料 长 期 DQ14 宣传教育 1 上级关于宣传工作的文件 长 期 2 宣传工作的计划、决定、报告、通知和总结 永 久 3 教职工政治思想工作动态及调查材料 长 期 4 理论学习的决定、通知、计划、总结 长 期 5 反映学校重大活动、重要人物的剪报、照片、材料 永 久 6 上级有关学生思想政治工作的文件 长 期 7 本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例 永 久 8 学生思想政治工作典型调查材料和统计 长 期 9 学生工作部工作计划、报告、总结 永 久 10 关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件 长 期 11 各系学生政治工作人员名单 长 期 DQ15 统 战 1 上级关于统战工作的文件 长 期 2 本校统战工作计划、决定、报告、通告、总结 永 久 3 统战工作情况调查、典型材料、统计报表 永 久 4 本校各级人大代表、政协委员名册审批材料 永 久 5 台、港、澳和侨务工作材料 长 期 6 各民主党派成员和负责人名册及有关材料 长 期 7 统战工作重要会议记录 长 期 DQ16 工 会 1 上级有关工会工作的文件 长 期 2 工会工作计划、报告、决定、总结、统计材料 永 久 长 期 3 会员代表大会的有关文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、 大会发言等材料） 4 表彰工会先进集体、个人的材料 长 期 5 处分会员的有关材料 长 期 6 工会会议记录、纪要 长 期 7 教职工代表大会材料 长 期 8 基层工会干部、会员名册 长 期 9 妇女工作 长 期 10 家属工作材料 长 期 DQ17 团 委 1 上级关于团的工作文件 长 期 2 本校团代会文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、讲话、大会发言和 永 久 8 大会通过的文件） 3 本校学生代表大会文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、 大会发言和文件） 永 久 4 团委工作计划、报告、总结和规章制度、统计材料 永 久 5 团委工作典型的材料 长 期 6 表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料 长 期 7 处分团员的材料及复查材料 长 期 8 入团、离团的材料及名册 长 期 9 团干部、团员名册 长 期 10 团委会议记录、纪要、简报等材料 长 期 11 学生会文件、材料 长 期 12 本校学生组织参与的各种学会、社团的材料 长 期 13 各分团委的有关材料 长 期 14 研究生会的有关材料 长 期 15 团委牵头进行的重大活动的有关材料、照片 长 期 16 社会活动、勤工俭学、社会实践的有关材料、照片 长 期 二、行政类档案归档范围和保管期限表 XZ11 行政综合 1 上级有关高校行政管理的综合性文件 长 期 2 全校性的规章制度 永 久 3 学校年度、学期工作计划、报告、总结 永 久 4 校长办公会、校长书记碰头会议记录、纪要 永 久 5 校务委员会委员名单、会议记录、纪要 永 久 6 全校性的工作会议、座谈会文件 长 期 7 校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿 长 期 8 本校教育事业规划、计划及上级批复 永 久 9 学校评估材料 永 久 10 本校向上级的请示及其批复 11 本校各单位的请示及学校的批复（分类立卷） 长 期 12 有关全校性工作的调查材料和经验总结 永 久 13 学年报表及综合统计 永 久 14 启用印章的文件及印模 永 久 15 本校历史沿革、情况介绍 永 久 16 本校大事记、简报、信息、动态等 永 久 17 校史工作材料 永 久 18 校友工作材料 长 期 19 校庆工作材料 长 期 20 群众来信来访文件材料 长 期 21 普选工作材料 短 期 22 上级有关与本院、所、中心的来文 长 期 23 院、系、所、中心会议记录、纪要、简报 长 期 24 院、系、所、中心工作计划、总结、报告 长 期 25 院、系、所、中心开展各种学术活动的文件 长 期 永久或长期 9 26 院、系、所、中心与国内单位协作的材料 长 期 27 院、系、所、中心统计年报及重要资料 长 期 XZ12 人 事 1 上级机关有关人事工作的文件 长 期 2 本校人事工作的规章制度 长 期 3 人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录 永 久 4 关于机构、编制规划、计划报告及上级批复 永 久 5 关于校内机构设置、变化的文件材料 永 久 6 人事处权限内的干部任免文件及名册 永 久 7 表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料 长 期 8 处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料 长 期 9 教职工动态月报 长 期 10 师资培养、管理工作计划、规定、总结 永 久 11 教师进修计划、安排、总结 长 期 12 教师工作量的规定及执行情况 长 期 13 教师业务考核材料 长 期 14 人事统计报表 永 久 15 教职工名册（分单位的总册、分类名册）登记表 永 久 16 系、教研室、研究室正副主任名册 长 期 17 教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复（按类立卷，要求附审批表） 长 期 18 教职工工资调整材料、名册 长 期 19 教职工转正定级材料 长 期 20 教职工校内调动材料 长 期 21 教职工的录用、调入的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信） 长 期 22 教职工调出的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信存根） 长 期 23 教职工援外和支援边远地区材料 短 期 24 教职工退职、离职和出国的有关材料 长 期 25 教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料 长 期 26 教职工退休后重新工作的材料 长 期 27 教职工福利工作 长 期 28 教职工作商调函件 长 期 29 使用临时工有关材料 长 期 30 人民来信来访材料 长 期 31 职工社保、医保方面的文件、材料、报表等 长 期 XZ13 审 计 1 上级有关审计工作的文件 长 期 2 本校审计工作方面的规章制度 长 期 3 审计工作计划、总结、调查报告 长 期 4 审计工作统计年报及重要报表 长 期 XZ14 武装、保卫 1 上级有关公安保卫工作的文件 长 期 2 本校公安保卫工作方面的规章制度 长 期 3 本校公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表 永 久 4 本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书 长 期 10 5 本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复 长 期 6 要害部门的公安保卫、消防工作 长 期 7 保卫工作简报 长 期 8 上级有关武装、人防、民兵、年训工作的文件 长 期 9 本校武装部职责范围内的规章制度 长 期 10 武装部工作计划、总结、调查报告 长 期 11 武装部工作统计年报及重要报表 长 期 12 复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表（卡） 长 期 13 人口普查、户口工作的文件材料 长 期 XZ15 后 勤 1 上级有关后勤工作的文件 短 期 2 本校后勤集团及各中心、公司、医院规章制度 长 期 3 本校后勤工作计划、报告、调查材料 长 期 4 房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结 长 期 5 防震、防汛、三废治理工作的文件材料 长 期 6 爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件 长 期 7 师生员工健康状况调查材料及统计表 永 久 8 本校计划生育工作文件及领取独生子女证名册 长 期 9 车辆工作的有关文件材料 短 期 10 伙食工作的有关材料 短 期 11 校园绿化工作的有关材料 短 期 XZ16 档案、图书、文博 1 上级有关图书、情报、博物工作的文件 长 期 2 档案、图书、文博工作规章制度 长 期 3 档案、图书、文博工作计划、报告、总结 长 期 4 档案、图书、文博概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报 永 久 5 档案、图书、文博部门与校外交流的有关材料 长 期 6 档案馆指南、全宗介绍 永 久 11