西南医科大学教学类归档整理规则、归档范围和保管期限.doc

西南医科大学教学类归档整理规则 为了提高我校教学档案的质量和管理水平，充分发挥教学档案在教学和教 学管理中的作用，根据教育部、国家档案局有关文件和学校档案管理办法，特 制定本规则。 第一条 教学档案是指在教学管理和教学实践等教学活动中直接形成的 具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式载体的文件材料。 第二条 教学档案是教学活动的真实记录，是重要的信息资源，是学校 的宝贵财富。任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档，不得任意转借、买卖 和销毁。 第三条 每学年开始，各教学管理部门在布置本学年工作时应按教学档案 归档范围和要求，同时向各科室和院系、处教学管理人员布置教学档案文件材 料积累与归档任务。 第四条 教务处、学生处、研究生处以及各院系都是教学档案的立卷单位。 教学管理部门和院系的教学管理人员应按自己职责范围，平时做好文件材料的 收集、整理，确保不遗漏丢失。 第五条 实行由部门立卷归档的责任制。各院系、处教学专、兼职档案员 必须将本部门所形成的教学文件材料收集齐全，并按本规则系统整理立卷，经 档案馆审查验收合格后归档。 第六条 归档范围 凡与我校教学有关的活动所形成的不同载体的文件材料，主要包括教学 综合管理文件、招生分配、学籍管理、学科与实验室建设、课堂教学与实践、 教材、学位工作等方面的材料。 第七条 归档时间 除学籍材料在完成一个培养周期（即一届学生从入校到毕业）后，在当 年十二月底前归档外，其余教学类管理文件材料在次年六月底前归档。 第八条 整理组卷 1、归档文件的整理 ①一般以一份文件为一件； ②文件正本与定稿合为一件。正本在前，定稿在后； ③正文与附件合为一件。正文在前，附件在后； ④原件与复印件（包括复印件以及抄件）合为一件。原件在前，复印件 在后； ⑤转发文与被转发文合为一件。转发文在前，被转发文在后； ⑥同一年度内同一问题的请示与批复合为一件，跨年度的各为一件（报 告与批复、函与复函等同此处理）。请示在后，批复在前（报告与批复、函与 复函等同此处理）。 ⑦正文与文件处理单（包括文件处理单、拟办单、发文稿纸签批条等） 合为一件； ⑧报表、名册、图表、会议记录等按其本来的装订方式，一个自然本（册） 为一件。 2、不归档的文件材料 ①上级有关教学的普发的（非专指高校）、不办的文件； ②上级有关教学的未定稿的文件； ③重份文件； ④无查考利用价值的事物性临时性文件； ⑤非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件； ⑥校内其他单位发来的文件； ⑦与校外单位交换来的文件； 以上不归档材料如认为必要，也可自行作资料暂存。 3、根据教学文件材料的形成规律，按永、长、短的顺序排列，保持其有 机联系和便于查考的原则进行组卷。原则上相同内容文件材料组成一卷便于利 用，同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷。 第九条 立卷归档文件以件为单位进行装订。对在装订线以外有字迹的文 字材料或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等， 要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当的折叠、拆除文件材料上的 金属物。 第十条 分类、编号 归档文件采用年度—机构（问题）--保管期限方法进行分类 ①档号的构成：年度+分类号+案卷号。如： 20XX—JX(11～18)—1～n ↓ ↓ ↓ 年度 分类号 案卷号 注：属于教学管理内容的采用自然年度。其余采用教学年度。涉及学籍 问题的，采用毕业时的年度。分类号中的二级类目见《泸州医学院档案实体分 类和档号编制方案》。 ②每份文件材料分别编写页号，正面编写在右下角，背面有文字的编在 左下角。 ③在每份文件首页的右上角空白处盖档号章 第十一条 卷内目录的编制 ①卷内文件在分类、排列、编号后，以卷为单位编制目录。 ②卷内目录为 A4 竖式，项目包括顺序号、责任者、文号、题名、日期、 页数、备注等七项。 ③填写卷内目录的方法 序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号。 文号：文件制发机关的发文字号。 责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。 题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内 容的文件，可自拟标题，外加“[ ]”号 日期：文件的形成时间。 页数：填写每份文件材料的页数，即填写每份文件材料尾页标注的页号。 第十二条 案卷装盒排架 1、装盒 ①卷内文件整理完毕后装入符合国家标准的档案盒，并按要求认真填写 备考表、档案盒封面的案卷题名及盒脊各栏目； ②备考表：填写卷内文件情况说明、立卷人、检查人和日期 卷内文件情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情 况； 立卷人：由组成本卷的责任者签名； 检查人：由对案卷质量进行审核的责任者签名； 日 期：案卷整理完毕的日期。 2、科学排架 第十三条 凡归档文件及整理所用的各种材料，均应符合国家有关档案保 护及《国家机关公文处理办法》之有关规定。如公文用纸统一为 A4 型 （297×210mm）、长久保存的档案不得采用易氧化的金属物装订等。 第十四条 本《规则》自下发之日起执行，由校档案馆负责解释。 附件： 教学类档案归档范围和保管期限表 JX11 综 合 1 上级下达的有关教学工作的文件材料 长 期 2 教学改革、培养目标、培养规格、学制等各方面的指示、规定、办法 永 久 3 学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、 总结 永 久 4 教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料 长 期 5 非学历教育的培训班、进修班材料 长 期 6 统计报表 永 久 7 学生运动会材料 长 期 JX12 学科与实验室建设 1 上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料 长 期 2 学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料 永 久 3 重点学科、专业、实验室建设材料 永 久 4 学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料 长 期 5 学科、专业、实验室建设统计报表 永 久 JX13 招 生 1 上级有关招生工作的文件材料 长 期 2 招生计划、规定、生源计划 长 期 3 新生录取材料及新生名单 长 期 4 委培、代培、自费生计划、合同及名单 长 期 5 招生宣传、招生工作总结 短 期 6 研究生入学试题及指导教师名册 长 期 JX14 学籍管理 1 新生入学登记表 永 久 2 学生学籍卡片 永 久 3 学生成绩总册 永 久 4 在校学生名册 永 久 5 学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学） 长 期 6 学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级） 长 期 JX15 课堂教学与教学实践 1 各专业教学计划、教学大纲 永 久 2 课程建设要求及安排、校历表、课表 长 期 3 各系、科、专业课程试题库 长 期 4 典型教案、重要备课记录 长 期 5 教学实习、生产实习计划、总结及有关材料 短 期 6 社会调查、社会实践计划、总结及有关材料 短 期 JX16 学 位 1 上级有关学位工作文件材料 长 期 2 本校学位评定条例、办法及计划、总结 长 期 3 学位委员会会议记录、决定 长 期 4 学位委员会授予各层次学位清册 永 久 5 本科生优秀学士学位论文 长 期 6 博士、硕士研究生学位论文及评审材料 长 期 JX17 毕业生 1 上级有关毕业分配的文件材料 长 期 2 毕业生工作计划、简报、总结 长 期 3 毕业生供需统计、计划、合同 长 期 4 毕业生正式就业方案及调配派遣名册 永 久 5 毕业证、派遣证存根领取签收册 长 期 6 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料 长 期 7 毕业生名册(应记载学生基本情况、毕业证编号、学位证编号) 永 久 JX18 教 材 1 自编、主编教材 长 期 2 各院、系各专业使用教材目录 长 期 3 自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集 长 期 4 其他有保存价值的自编参考资料 短 期 附录： 存学院、系教学类档案 1 本科生毕业论文及评审意见 长 期 2 课堂教学材料、课程进度表 短 期 3 教师任课安排、教案 长 期 4 优秀实习报告 短 期 5 本专业教学检查、调查材料及总结 短 期 6 教师工作量核算、登记材料 短 期