西南医科大学财会类档案整理规则、归档范围和保管期限.doc

西南医科大学财会档案整理规则 第一条 为了加强我校财会档案的科学管理，使之在经济管理工作中发挥更 大的作用，为我校教学、科研、生产服务，根据财政部、国家档案局《会计档 案管理办法》、 《高等学校档案工作规范》，特制定本规则。 第二条 财会档案是我校在经济管理和会计核算中直接形成的具有保存利用 价值的会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专业材料。财会档案必须实 行集中统一管理，以确保其完整、准确、系统和安全、方便开发利用。 第三条 财会档案是学校全部档案的重要组成部分，是我校经济业务活动的 真实记录。财会档案工作要纳入财会部门的管理制度，纳入财会档案工作计划 和规划，纳入工作人员的职责范围。 第四条 财会部门要有一位负责人分管财会档案工作。并确定专兼职档案 人员，协同校档案馆认真做好财会档案的收集、整理、立卷、归档工作。 第五条 归档范围 我校财会活动中所形成的不同载体的文件材料，主要包括综合管理、会计 凭证、会计帐薄、会计报表、工资清册等方面的内容，具体范围见附件。 第六条 归档时间 财会档案综合类文件材料在次年六月前归档，其余材料（会计凭证、会计 帐薄、会计报表、工资清册）在会计年度终了后可暂由财会部门保管三年，期 满后的次年六月底前由财会部门的专兼职档案员，将应归档的财会档案编制移 交目录一式二份送领导审核签字后连同案卷集中向学校档案馆办理移交，并办 理好移交手续。 第七条 整理组卷 1、归档文件的整理 1 ①一般以一份文件为一件； ②文件正本与定稿合为一件。正本在前，定稿在后； ③正文与附件合为一件。正文在前，附件在后； ④原件与复印件（包括复印件以及抄件）合为一件。原件在前，复印件在 后；凡是要归档的各种材料，在组卷前，按其自然形成的规律和有机联系，分 门别类组卷。 ⑤转发文与被转发文合为一件。转发文在前，被转发文在后； ⑥同一年度内同一问题的请示与批复合为一件，跨年度的各为一件（报告 与批复、函与复函等同此处理）。批复在前，请示在后（报告与批复、函与复函 等同此处理）。 ⑦正文与文件处理单（包括文件处理单、拟办单、发文稿纸签批条等）合 为一件； ⑧报表、名册、图纸、会议记录等按其本来的装订方式，一个自然本（册） 为一件。 2、不归档的文件材料 ①上级有关财会的普发的（非专指高校）、不办的文件； ②非定稿的文件； ③重份文件及校内单位发来的文件； ④未生效的合同、协议、单据； ⑤无查考利用价值的一般性、临时性文件； ⑥与校外单位交换来的材料； 以上不归档材料如认为必要，也可自行作资料暂存。 3、财会文件材料案卷组合方法 2 ①综合管理类文件材料的组卷。按永、长、短的保管期限组织案卷。卷内 将反映本部门主要职能或本部门重要活动形成的文件材料排在前面，其他工作 形成的文件材料排在后面；将综合性工作形成的文件材料排在前面，具体业务 工作形成的文件材料排在后面； ②会计报表、会计帐薄、会计凭证、工资清册等各类立卷，一类组成一卷 或数卷，注意分清年度，不可混年立卷； ③跨年的财会档案，放在财会结束年度立卷。 第八条 立卷归档文件以件为单位进行装订。各类档案均须除去金属物， 用线装定。对在装订线以外有字迹的文字材料或破损的文件材料，以及与本卷 文件材料不可分割的票据、小字条等，要进行加边、修补和裱糊。 第九条 分类、编号 归档文件采用年度—机构（问题）--保管期限方法进行分类。 1.档号的构成：年度+分类号+案卷号。如： 20XX—CK(11～15)—1～n ↓ ↓ ↓ 年度号 分类号 案卷号 注：财会档案的年度采用自然年度。分类号中的二级类目见《泸州医学院 档案实体分类和档号编制方案》。 2.编写案卷页码 ①以件为单位编写页号，从“1”起编写页号，正面编写在右下角，背面有 文字的编在左下角。 ②在每份文件材料首页的右上角空白处盖档号章，填写档号、序号。 第十条 卷内目录的编制 3 ①卷内文件在分类、排列、编号后，以卷为单位编制目录。 ②卷内目录为 A4 竖式，项目包括序号、责任者、文号、题名、日期、页数、 备注等七项。 ③填写卷内文件目录的方法 序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号。 文号：文件制发机关的发文字号。 责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。 题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容 的文件，可自拟标题，外加“[ ]”号 日期：文件的形成时间。 页数：填写每份文件材料的页数，即填写每份文件材料尾页标注的页号。 第十一条 案卷装盒、编目和排架 1、装盒 ①卷内文件整理完毕后装入符合国家标准的档案盒，并按要求认真填写备 考表、档案盒封面的案卷题名及盒脊各栏目； ②案卷题名：财会档案案卷标题要简明，确切地反映卷内材料内容，包括 责任者，内容和文件类型为标题； ③备考表：填写卷内文件情况说明、整理人、检查人和日期。 卷内文件情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况； 整理人：由组成本卷的责任者签名； 检查人：由对案卷质量进行审核的责任者签名； 日 期：案卷整理完毕的日期。 2、编制案卷目录。档号、案卷题名、页数、起止时间、保管期限，按档号 4 先后顺序，以案卷为对象填写。 3、科学排架 第十二条 凡归档文件及整理所用的各种材料，均应符合国家有关档案保 护及《文书档案案卷格式》 （GB9705-88）之有关规定。如公文用纸统一为 A4 型 （297×210mm） 、长久保存的档案不得采用易氧化的金属物装订等。 第十三条 本《规则》自从下发之日起执行，由校档案馆负责解释。 5 附件： 财会类归档范围和保管期限表 CK11 综 合 1 上级有关财务会计工作的文件材料 永 久 2 本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件 长 期 3 学校基金管理工作文件 短 期 4 有关财务管理方面的其他文件材料 短 期 4 会计移交清册 长 期 5 财会档案移交保管清册 永 久 6 财会档案销毁清册 长 期 CK12 会计报表 1 决算报表（含基建综合决算） 永 久 2 预算会计报表 短 期 3 年度以上规划表、分配计划、测算表 长 期 4 年度以上各种统计报表（含工资报表） 长 期 5 季度以下各种计划、统计报表 短 期 CK13 会计帐簿 1 涉及外事会计帐簿 永 久 2 总帐 长 期 3 预算内帐簿（含明细帐、分户或登记帐） 短 期 4 预算外帐簿（含明细帐、分户或登记帐） 短 期 6 学校专项基金帐簿 短 期 7 日记帐 短 期 其中：现金、银行存款日记帐 长 期 短 期 8 固定资产明细帐（卡片） （固定资产报废清理后保管五年） CK14 会计凭证 1 涉及外事的会计凭证 永 久 2 预算内各种原始凭证、记帐凭证 短 期 3 预算外各种原始凭证、记帐凭证 短 期 4 学校基金各种原始凭证、记帐凭证 短 期 5 银行存款余额调节表 短 期 6 会计拨款凭证及其他会计凭证 短 期 7 银行对外帐单 短 期 8 涉及债权、债务及未清理完毕的凭证 长 期 CK15 工资清册 1 工资发放名册、卡片 永 久 2 工资转移、证明、通知存根 长 期 3 各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等 短 期 6