临沂大学凭证影像化票据粘贴方法.docx

关于改变票据粘贴方式及实施凭证影像化的通知 各学院、各单位： 为推进学校会计档案电子文件管理工作，进一步实现“师生少跑 路，信息多跑腿”，经研究决定，自 2022 年 4 月 1 日起实施会计凭证 影像化管理，对报销的纸质原始单据进行扫描形成电子档案。实施影 像化后，老师可以通过“临沂大学网上办事大厅登录财务系统→进入 财务查询系统→找到要查询的项目→点击收支→凭证预览”查询、打 印及下载已报销的凭证及附件，方便后期档案查询、项目决算、项目 结题、财务审计等工作。 为做好会计凭证影像化工作，便于报销凭证、票据等的批量扫描 入库，请从即日起改变票据粘贴方式，按照后附《临沂大学凭证影像 化票据粘贴方法》进行粘贴。 联系人：赵老师、秦老师 联系电话：0539-7258265 临沂大学财务处 2022.3.28 1 临沂大学 凭证影像化票据粘贴方法 一、 总原则： (一)满足会计凭证影像化批量扫描需要； (二)所有票据须将四个角全部展示出来，请不要再采用以往鱼 鳞状粘贴的方式，请勿遮挡、覆盖或折叠，不能卷边、翘边； (三)规格小于 A4 纸的票据须平铺粘贴在粘贴单（格式见下图） 上；规格等于 A4 纸的票据无需粘贴，在报销材料审核通过后，由财 务统一装订； 2 注意：粘贴单可从财务处网页或 QQ 报销群中下载打印，也可以直接使用 A4 空白纸张，左边留出 4 厘米装订位置即可。切记：装订线以内由财务统一装订， 请勿再自行粘贴。 (四)排放顺序：预约报销单作为封面，发票等原始票据在前， 合同等相关附件在后，各类票据分类粘贴或排放，如有刷卡小票，在 节约合理的情况下，尽量将刷卡小票与对应的发票粘在一张粘贴单上。 二、 具体粘贴要求： (一)小于 A4 纸张大小的单张票据（如车票、机票、发票、消费 小票、公务卡刷卡小票）, 须平铺粘贴在粘贴单上： 1.粘贴票据时统一使用胶水粘贴，固定票据四角及中心点，确 保纸面凭证无折叠，严禁使用固体胶、双面胶、订书钉等，避免扫描 时卡纸； 3 2.反面较光滑的票据(如火车票)，粘贴前用刀片将反面轻轻刮 成粗糙面，粘贴后不易脱落； 3.单张票据大于 A4 纸张 1/2 但小于 A4 纸张大小: 一张粘贴单 只能粘贴一张此类票据，刷卡小票或类似票据可以粘在空白位置，但 不可与发票重叠； 4.单张票据小于 A4 纸张 1/2 大小（如火车票、汽车票、飞机票 等票据）:平铺粘贴, 如果数量较多，相同乘坐人的票据须按时间顺 序粘贴在一起，以便于核对; 4 (二)等于 A4 纸张大小的单张票据，如：预约报销单、粘贴票据 的粘贴单、电子发票（统一用 A4 纸打印）、销售货物或者提供应税劳 务服务清单（A4 纸大小）、合同、会议通知等，用回形针或燕尾夹夹 好不脱落即可，切忌粘贴或装订。如果使用已装订的合同或报告，请 自行拆开。 (三)大于 A4 纸张大小的单张票据：在保留票据有效信息基础上， 尽量裁剪为 A4 纸大小，切勿折叠。 5 三、 其他注意事项 为提高会计凭证影像化质量，老师自行上传合同、协议、项目书、 项目审批表等电子附件（如资金认领上传附件）时，请提供文件扫描 件或电子版原件。 6