三江学院印信管理规定.doc

三 江 学 院 文 件 校办字〔2018〕6 号 关于印发《三江学院印信管理规定》的通知 各学院、各部门、各单位： 为了规范管理，严格印信使用，学校对《关于印发三江学 院规范印章使用暂行规定的通知》（院字[2003]84 号）进行了 修订。经校务会讨论通过，现将修订后的《三江学院印信管理 规定》印发给大家，请严格遵照执行。 特此通知。 附件：三江学院印信管理规定 三江学院 2018 年 6 月 21 日 三江学院校长办公室 2018 年 6 月 21 日印发 附件： 三江学院印信管理规定 第一章 总 则 第一条 印章和介绍信（以下简称“印信”）是学校各项管理活动 中行使职权的重要凭证和工具，印信的管理关系到学校各项管理活动的 开展。为规范学校印信管理，根据国务院《关于国家行政机关和企业事 业单位社会团体印章管理的规定》（国发〔1999〕25 号）和有关法律法 规，结合学校实际，制定本办法。 第二条 凡冠有“三江学院理事会”、“三江学院”、“中共三江 学院委员会”字样的各类印信以及校领导的签名章，均适用本办法。 第二章 印章的刻制与启用 第三条 印章的刻制统一由校长办公室审核、确定印模、启用并监 督使用。 1.学校各学院、各部门、各单位需刻制公务印章的，须填写《三江 学院刻印申请表》、持学校批准成立的文件到校长办公室办理印章刻制 手续； 2.经学校批准成立的各种科研性、学术性的非实体性机构原则上不 刻制公务印章，如特别需要刻制印章的，须经校长同意签字后方可办理。 凡新刻制的印章均须由校长办公室备案后方可使用。 第四条 对新刻制的印章规格、样式做出如下要求： 1.处级单位印章外径为 4.0 厘米，中间刊五角星，上部自左而右环 形字样为“三江学院”，下部自左而右横排刻制单位名称。 2.经学校批准建立的处级以下单位、二级单位属所及其他相关科级 2 建制的单位，外径为 3.8 厘米，中间刊五角星，上部自左而右环形字样 为“三江学院×××”，下部为科室名称。 第五条 刻制、启用印章的程序为： 1.在三江学院办公自动化系统 OA 下载中心内下载《三江学院刻印申 请表》，并按要求进行填写； 2.将填写好的《三江学院刻印申请表》以及学校批准成立的文件或 者校长同意刻章签字材料的复印件送至校长办公室秘书科； 3.新印章刻制后由校长办公室备案并下发，各单位签收后即可使用。 第三章 第六条 印章的种类及适用范围 三江学院印章的种类及适用范围: 1．三江学院理事会章（铜印、电子章）：用于以三江学院理事会名 义上报、下发、平送的文件、表格、布告、通知、公函、聘书等。 2.三江学院钢印：用于工作证、毕业证、学位证书、肄业证书、进 修证、准考证、荣誉证书等证件的照片压印。 3．三江学院校章（铜印、电子章）：用于以三江学院名义上报、下 发、平送的文件、表格、布告、通知、公函、聘书、请柬、奖状、合同、 协议书、专利申请书、成果鉴定书、项目申报表、成果申报书、计划任 务书、职称申报表、工资申报表、录取通知书、学历证明、出国申批表、 向外刊登广告、介绍信等。 4.三江学院党委章（铜印、电子章）：用于以中共三江学院委员会 名义上报、下发、平送的文件、表格、布告、通知、公函、聘书、请柬、 奖状、项目申报表、成果申报书、计划任务书、介绍信等。 5.三江学院合同专用章：用于学校合同审批管理部门按照《三江学 3 院合同管理办法》办理的各类合同。 6.三江学院校领导签名章：用于毕业证书、学位证书、聘书、聘任 通知、教职工合同、法人委托书、计划任务书、项目申报书、成果申报 书、技术职务任职等等。 第四章 印章的使用 第七条 学校印章是学校职权的合法代表，使用细则如下： 1. 各学院、各部门、各单位使用学校印章，应首先填写《三江学院 印信使用申请单》，经分管校领导签字同意后，方可使用印章。每使用 一次印章就要求填一次申请表。 2.以学校名义发出的红头文件，按照公文处理的有关规定使用印章。 3.学校各类合同按照《三江学院合同管理办法》履行完审批程序后， 由合同管理部门按照相关要求使用印章。 4.以学校名义颁发的毕业证、学位证、毕业证明书、肄业证书、学 历证明、辅修证书、学生证、工作证、退休证等证件（含复印件），经 主管部门审核后，可以用印。学生的各种证件需附学生名册存查。 5.各职能部门向上级部门报送的文件、统计表等，经主管校领导审 核签字后方可用印。 6.外事工作视情况由主管外事工作校领导签字后，方可使用印章。 7.学校各单位车辆办理验车、车辆保险等相关手续时，须经各车辆 所属单位负责人审核签字后，方可用印。 8.使用校领导签名章，必须经校领导本人同意。 9.除上述情况外，使用学校印章的须经学校主管校长审核签字。 10.空白纸张、证件、表格不能加盖学校印章。 4 11.使用印章时必须登记、存档。 第八条 印章是行使组织权力的外在表现形式，学校各学院、各部 门、各单位必须严格在本学院、本部门、本单位的权限范围内使用印章， 不得越权用印。 学校任何学院、部门、单位凡发生下列行为之一的，将被认为越权 行为： 1.未经学校明确的书面批准，以学校名义或以本学院、本部门、本 单位名义，并使用本学院、本部门、本单位印章与校外任何组织、任何 个人签订超出本学院、本部门、本单位业务范围的合同、协议。 2.未经学校明确的书面批准，以学校名义或本学院、本部门、本单 位名义，进行贷款、投资、抵押、担保及其他经济活动，或开展合作办 学及其他对外合作项目，并在与这些活动有关的文件材料上使用本学院、 本部门、本单位印章。 3.未经学校明确的书面批准，利用国有性质的校产（包括学校的土 地、房产、基础设施及仪器设备等固定资产、流动资金，各级单位、部 门发展基金购置的各类固定资产、发展基金项目下的流动资金，各级单 位、部门及人员的职务科技成果，以及产权属于学校的其他资产和知识 产权）以及本学院、本部门、本单位的自有资金，进行贷款、投资、抵 押、担保及其他经济活动，或开展合作办学及其他对外合作项目，并在 与这些活动有关的文本材料上使用本学院、本部门、本单位印章。 4.未经学校明确的书面批准，在各类担保性质或资质信性质的文本 材料上使用本学院、本部门、本单位印章。 5.未经学校明确的书面批准，在任何其他涉及学校经济利益与法律 5 责任的文本材料上使用本学院、本部门、本单位印章。 第九条 学校各学院、各部门、各单位印章使用参照学校印章使用 细则执行，应经本学院、本部门、本单位领导审批同意后方可用印。 第十条 经学校研究决定撤销的单位，应将原有印章交由校长办公 室统一归档。 第五章 印章的管理 第十一条 三江学院钢印、铜印和校领导签名章统一由校长办公室 负责管理，三江学院合同专用章由学校合同管理部门管理，学校各学院、 各部门、各单位的印章由本学院、本部门、本单位负责管理。 第十二条 各学院、各部门、各单位领导对印章的管理负责，并指 定政治上可靠、有高度组织性、纪律性的人作为单位的监印人，负责管 理本单位印章。 第十三条 监印人必须亲自用印，用印前必须按各级用印负责人的 审批意见，审查用印文件的内容、格式，确认无误后方可用印。盖印时 要求图章清晰、端正，位置适当（一般应盖在文件的落款与日期之间， 跨年压月处），盖印后要保存好用印依据材料。 第十四条 全校各学院、各部门、各单位的重要印章使用要有登记， 并有本单位印章的印模册，以备查考。 第十五条 监印人对印章必须妥善保管，不准随便将印章放在桌子 上，监印人不在时必须把印章锁好，以防丢失，如有丢失要立即报失。 第十六条 各学院、各部门、各单位越权用印，监印人不按规定用 印及因监印人管理不善造成印章丢失的，属工作失职行为并追究当事人 责任；严重越权用印行为或造成学校重大损失的，按严重失职和重大责 6 任事故处理，追究当事人的行政责任和经济责任。 对于未经学校批准私刻公章、伪造公章的，将追究当事人法律责任。 第六章 印章的更换、遗失、作废和销毁 第十七条 因机构更名、印章磨损、印章样式改变等原因更换印章, 必须按本规定中第五条程序向校长办公室提出申请,由校长办公室统一 刻制、备案并下发。各单位在签领新印章时必须同时上交旧印章，旧印 章由校长办公室统一存档或销毁。 第十八条 印章一旦确认遗失，使用部门需立即向校长办公室报备， 同时在报纸上刊登遗失申明。事后凭遗失申明按本规定中第五条程序向 校长办公室提出刻印申请，由校长办公室统一刻制、备案并下发。 第十九条 印章的作废和销毁： 1．印章的作废包括不适用作废、磨损作废等。 2．经确认作废的印章由使用部门主动上交给校长办公室，由校长办 公室统一存档或销毁。 第七章 介绍信的管理、使用与审批 第二十条 介绍信的管理： 1．为方便教职员工和学生，提高工作效率，学校介绍信实行集中管 理的办法，即学校校长办公室秘书科统一管理。介绍信由校长办公室秘 书科确定专人负责保管和使用。 2．介绍信管理人员要认真核实所开介绍信的内容、用途、审批手续 后方可开出；要求字迹工整，内容填写完整，不得涂改；不得开具空白 介绍信或在空白纸上加盖印章。如确需使用，在主管校领导批准后方可 办理。如未使用，退回作废。 7 3．介绍信管理人员要严格执行介绍信管理规定，妥善保管，不得随 意丢放。 4．为便于管理，明确责任，介绍信实行编号制度。 第二十一条 介绍信的使用： 1．凡需持学校介绍信到有关单位联系公务的教职员工和学生，须事 先提出申请，并经相关部门审批后方可开具介绍信。 2．职工家属因特殊情况需要开具学校介绍信，须经校长办公室主任 审批。 3．介绍信只限本人使用，并妥善保管，不得转让他人。未使用的介 绍信要如数退还；若介绍信丢失，应向校长办公室声明，以免发生意外。 第二十二条 介绍信的审批： 1.凡需持学校介绍信到有关单位联系公务的教职员工和学生，应首 先填写《三江学院印信使用申请单》，经分管校领导签字同意后，方可 使用介绍信。每使用一次介绍信就要求填一次申请表。对于涉及比较重 要内容的介绍信须经校长办公室主任批准后方可开具。 2.介绍信加盖学校印章后即可使用。 第八章 附 则 第二十三条 本办法自公布之日起执行，《关于印发三江学院规范 印章使用暂行规定的通知》（院字[2003]84 号）作废。 第二十四条 本办法由理事会办公室、校长办公室、党委办公室负 责解释。 8