华侨大学基本建设类档案管理细则(档案【2013】18号）.doc

华侨大学档案馆文件 档案〔2013〕18 号 关于印发华侨大学基本建设类档案管理细则的 通知 学校各单位： 现将《华侨大学基本建设类档案管理细则》印发给你们，请 遵照执行。 华侨大学档案馆 2013 年 11 月 12 日 华侨大学基本建设类档案管理细则 第一章 总则 第一条 为加强我校基本建设类档案（以下简称“基建档 -1- 案”）的归档和整理工作，提高基建档案的质量和管理水平，充 分发挥基建档案在我校各项工作中的作用，根据国档发〔1988〕 4 号文《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、教育部第 27 号 令《高等学校档案管理办法》和《华侨大学档案管理办法》，结 合我校实际情况，特制定本管理细则。 第二条 凡在学校基本建设管理和基本建设工程项目(新建、 扩建、改建、以及大、中型装修、维修)活动过程中直接形成的， 有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的材料均属基本建设 类档案，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、 决策、计划、勘测、设计、施工、竣工、使用等活动中形成的文 字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件 材料。基建档案是工程建设项目的原始记录，对工程项目检查、 使用、管理、维修、改建、扩建、抗灾及产权等具有重要依据和 凭证作用。 第三条 基建档案由学校档案馆实行集中统一管理和提供利 用。学校基建管理、资产管理、后勤管理等部门形成基建、施工、 装修、维修改造等工程项目材料的单位为基建档案的归档单位， 并定期向档案馆移交档案，相关单位要有一位领导分管基建档案 工作，并确定一位兼职档案员负责基建文件材料的收集、积累、 汇总、整理工作，确保基建档案的完整、准确、系统和有效利用。 第四条 学校的基建档案工作要与基建项目建设同步进行。 学校负责基建、施工、装修、维修改造、房产管理的单位等要把 -2- 基建档案工作纳入基本建设规划、计划、管理制度和项目管理人 员职责范围之中，实行基建档案“三同步”管理。即： 1.下达基建计划过程中，要与提出基建文件材料的建档计划 同步进行； 2.工程建设过程中，要与检查基建文件材料的积累、整编、 审定工作同步进行； 3.工程竣工验收时，要与提交一整套合格的竣工资料的验收 同步进行。 第二章 基建档案的归档范围及保管期限 第五条 基建档案材料的归档范围和保管期限，按照本细则 附表《华侨大学基本建设类文件材料归档范围和保管期限表》执 行。基建管理部门可参照附表补充认为有必要归档的其它基建档 案材料，以确保归档文件材料的完整性。 第六条 基建档案的保管期限分为：永久、长期、短期三种。 其中长期保管的基建档案资料实际保管期限不得短于建设项目 的实际寿命。 第三章 基建档案的归档要求 第七条 基建项目建设过程中，基建管理单位应按本细则的 要求向建设单位、工程总承包单位、工程建设现场指挥机构、勘 察设计单位、施工单位等下达基建档案的建档任务，包括基建档 -3- 案的归档要求、归档程序、归档范围等。并要求上述单位在各自 的职责范围内作好建设项目文件材料的日常积累和保管工作。 第八条 基建项目由学校承包给一个或几个施工单位的，由 施工单位负责编制所承包工程的竣工文件材料，基建管理部门负 责汇总。基建管理部门在与施工单位签订施工合同时，应明确规 定基建文件材料、竣工图及其他竣工文件材料的编制责任、套数、 移交等事项。在工程项目竣工验收前，基建管理部门应会同档案 馆共同对基建档案资料进行审核，档案不完整的应限期补全。施 工单位不按合同要求提供合格竣工图等竣工档案资料，不能算完 成施工任务。没有完整、准确、系统的基建档案归档，基建管理 部门不能在交工验收证书上盖章，不能做财务结算。 第九条 为保证竣工图等档案资料的准确性，在工程交付使 用后，如对工程进行修改或补充并使工程结构发生变化的应及时 补充新的竣工图或修改原竣工图进行归档。 第十条 凡归档的基建文件材料，必须是原件，制成材料优 良、规格统一、图面整洁、字迹清晰、数字无涂改；不得用铅笔、 圆珠笔或其它易于褪色的墨水书写；项目申请报告和批复必须同 时归档；具有法律依据和凭证作用的文件材料、印鉴和负责人签 字必须齐全。 第十一条 基建档案编制必须真实反映基建工程竣工后的实 际情况。施工单位必须坚持边施工边编制的原则，在施工过程中 结合工程各阶段进度，做好记录，及时编制竣工图，保证竣工文 -4- 件材料的完整、准确、系统。 第十二条 归档的竣工图一律采用最终的施工蓝图。归档的 底图格式须按国家制图标准绘制完成。凡按图施工的，由施工单 位加盖竣工图图章，变更较少的，可在施工图上进行更改，更改 时应将更改部分用绘图墨汁绘制清楚，并附以设计变更通知单和 施工说明，加盖竣工图图章后即作为竣工图归档。若有重大的设 计变更，应重新按变更情况绘制竣工图，并说明变更原因，在新 图上加盖“竣工图”图章，附以有关记录和说明，作为竣工图归 档。 第十三条 归档的基建项目竣工文件、图纸应剔除金属物， 采用棉线装订，每卷厚度不超过 2 厘米。竣工图应折叠成 4 号图 样（297mm×210mm），注意图标显露表面。文字材料应写在统一 规格、幅面为 A4 的纸上，以便装订成册。所有归档的文字材料、 竣工图都应由施工单位行政和技术负责人审核签章，并写明开工、 竣工、编制完成日期和竣工项目档案的总册数，本册号、页数等。 第十四条 归档的基建档案电子文件必须附有电子文件的元 数据、背景信息和电子文件归档登记表。 第十五条 基建项目在竣工验收后，由基建管理部门根据归 档范围和要求，结合具体情况进行整理、汇总并归档，归档档案 材料应一式三套，其中市城建档案馆一套，校档案馆一套，基建 管理部门一套。在项目竣工验收后六个月之内，分别向学校档案 馆和市城建档案馆移交。移交时，应填写移交目录一式两份，双 -5- 方签字，各执一份保存备查。 第四章 基建档案的整理 第十六条 档案馆应对移交的基建档案材料及时进行分类、 组合、排列和编目。整理工作必须充分利用原有基础，保持文件 之间的有机联系，使之条理化，系统化，便于保管和利用。 第十七条 基建档案整理工作的内容： 1.材料的分类：根据基建档案材料的自然形成规律，按归档 范围的要求进行分类，具体可按时间、材料类别、工程项目等进 行分类。 2.基建图纸折叠成 4 号图纸的规格，并按工程项目组成保管 单位。 3.案卷文件的排列，可按时间的先后顺序或图纸编号排列， 在每份文件（包括图纸）右上角编制件号。 4.案卷目录和备考表的填写、拟写案卷封面标题。 第十八条 基建档案档号的编制和档案实体的排架，按照《华 侨大学档案实体分类办法》（档案〔2013〕13 号）的规定执行。 基建档案的档号模式为“年度号-分类号-顺序号”。其中分 类号由一级、二级、三级（扩展）类目代号组成。基建档案的一 级类目号为“JJ”（基本建设）；二级类目包括“11” （综合） 和“12”（工程）两类，其中基建综合管理档案应归入文书档案 的行政综合类；三级类目按照我校实际进行扩展。例如：档号 -6- “2001-JJ1213-7”，其中 2001 为年度，JJ 为一级类目“基本建 设”，12 为二级类目“工程”，13 为三级类目“泉州校区住宅楼 工程”，7 为顺序号。顺序号以档案馆整理入库的先后顺序编排。 基建档案的实体排架规则为依次按以下顺序排列：一级类目 号-二级类目号-三级类目号-年度号-保管期限码-顺序号。 第五章 基建档案的保管和利用 第十七条 档案馆负责基建档案的保管及提供利用。基建档 案的保管按照《华侨大学档案安全管理工作规定》 （华大综 〔2013〕 94 号）执行。 第十八条 档案馆应编制必要的检索工具，以便查找利用。 第十九条 基建档案的查阅利用按《华侨大学档案资料公布 与查借阅利用规定》（档案〔2013〕12 号）办理。 第六章 附则 第二十条 本管理细则自公布之日开始实施，由学校档案馆 负责解释。原 1993 年《华侨大学基本建设档案管理暂行办法》 （华大校综字〔1993〕9 号）同时废止。 附件： 华侨大学基本建设类文件材料归档范围和保管期限表 -7- 附件： 华侨大学基本建设类文件材料归档范围和保管期限表 序 归档范围 保管期限 -8- 号 一 可行性研究、任务书 1.项目建议书及批复 永久 2.可行性研究报告 永久 3.项目评估 永久 4.环境预测，调查报告 永久 5.设计任务书、计划任务书 永久 二 设计基础材料 1. 控制点，建筑物、构筑物及重要设备安装 永久 定位、观测记录 三 设计文件 1.初步设计 永久 2.技术设计 永久 3.设计计算书 长期 4.总体规划设计 永久 5.设计评价、鉴定及审批 永久 四 工程管理文件 1.征用土地文件（含选址和定点的报告、批 永久 -9- 复，土地使用证，征地申请表，红线图，土 地使用合同书，拆迁补偿协议书等） 2.合同，协议书，招标、投标、租赁文件 永久 3.施工执照 永久 4.环保、消防、卫生等文件，水、暖、电、 永久 煤气供应协议 五 土建施工文件 1.开工报告，工程技术要求、图纸、会审纪 长期 要 2.原材料及构件出厂合格证、建筑材料试验 长期 报告 3.设计变更、工程更改洽商单，材料代用核 永久 定审 4.施工定位测量，地质戡察 永久 5.土、岩试验报告，基础处理、基础工程施 永久 工图 6.隐蔽工程验收记录 永久 7.工程测试、沉陷、位移、变形观测记录， 永久 - 10 - 事故处理报告 8.分项、分部单位工程质量检测、评审记录 长期 9.竣工报告，竣工验收报告 永久 六 设备及管线安装施工文件 1.开工报告，工程技术要求，图纸会审纪要 长期 2.设计变更、工程更改洽商单 长期 3.焊接试验记录、报告、施工检验 长期 4.强度、密闭性试验报告，隐蔽工程验收记 长期 录 5.安装记录，安装质量检查、评定，事故处 长期 理报告 6.系统调试、管线通水记录 长期 7.管线标高、位置、坡高等测量记录 长期 8.中间交工验收记录证明，工程质量评定 长期 七 电气安装施工文件 1.开工报告、工程技术要求，图纸会审纪要 长期 2.设计更改洽商单，材料、设备代用审批 长期 3.施工安装记录，质量检查评定，事故处理 长期 - 11 - 报告 4.中间交工验收记录，工程质量评定 长期 5.竣工报告，竣工验收报告 永久 八 竣工文件 1.项目竣工验收报告 永久 2.全部竣工图 永久 3.项目质量评审材料 永久 4.工程现场的照片、录音、录像等到声像材 永久 料 5.竣工验收会议文件 永久 6.工程概算、预算、决算书 永久 1.基建、维修、装修、房产管理等部门认为 九 有必要归档的其它基建档案材料 - 12 -