三江学院会议场所使用管理规定（暂行）doc.doc

三 江 学 院 文 件 校办字〔2018〕8 号 关于印发《三江学院会议场所使用管理规定 （暂行）》的通知 各学院、各部门、各单位： 为进一步加强我校公共会议场所管理，规范会议场所使用， 提高会议、活动服务质量，现将《三江学院会议场所使用管理 规定（暂行）》 印发给你们，请遵照执行。 特此通知。 附件：三江学院会议场所使用管理规定（暂行） 三江学院 2018 年 7 月 13 日 三江学院校长办公室 2018 年 7 月 13 日印发 附件： 三江学院会议场所使用管理规定（暂行） 为规范我校公共会议场所管理，提高会议场所的使用效率和会议服 务质量，结合学校实际，特制定本办法。 一、管理部门 学校公共会议场所由校长办公室统一扎口管理，目前校内共有四个 小型会议室和两个大型会议场所，分别是 5322、5422、A406、A404、学 术报告厅、三江会堂。 二、使用原则 （一）校级活动优先使用原则：列入学校每周会议安排的会议、活 动优先使用相应指定会议场所；学校临时性重要活动、紧急会议等若需 使用指定会议场所，则保证其优先使用。 （二）先预订者优先使用原则：在保障校级活动会议场所优先使用 的前提下，各学院、各部门、各单位按照预定会议室的顺序，先预定者 优先使用。 （三）校内集体活动无偿使用原则：以学院、部门、单位等集体名 义组织的活动可无偿使用公共会议场所，以教职工个人名义举行或与学 校业务无关的活动除外；学校公共会议场所原则上不对外租用。 三、申请程序 各学院、各部门、各单位使用公共会议场所须向校长办公室预约申 请，不提前预约的会议场所原则上不予安排使用。 （一）小型公共会议室的使用需要提前一个工作日、通过智慧三江 办事大厅会议室申请向校长办公室提出申请，申请信息须按照系统规定 2 格式填写完整，经审核批准后方可使用。 （二）学术报告厅和三江会堂的使用需提前两个工作日、通过智慧 三江办事大厅会议室申请向校长办公室提交申请，申请信息须按照系统 规定格式填写完整，经审核批准后方可使用。 四、注意事项 （一）为避免影响其他会议进程，会期提前、延时或取消的请至少 提前一天告知校长办公室，以便做好会议场所的协调工作，避免会场冲 突、资源浪费等现象的发生。 （二）会议、活动期间，会务、场务工作须由使用单位派专人负责， 使用前须认真检查室内设施完好情况，安全使用;结束后应及时关闭所使 用的设备（音响设备、投影仪、空调、灯等）电源，原有物品复归原位， 关闭门窗。使用期间公用设施和物品如有损坏须照价赔偿。使用完毕应 及时通知校长办公室综合科。 （三）会议场所使用期间，应爱护室内公用设施，保证现场的清洁、 卫生，不得使用不易清除的海绵胶，活动结束后应及时清理干净。禁止 在现场吸烟、随地吐痰和乱扔杂物、废纸、饮料瓶等。因采取措施不当 造成会议场所卫生脏乱，由使用单位负责清理。 （四）各单位开展活动自带的物品（展板、席卡等），用后请立即 清理，不可留在会议场所内。若使用自带的横幅，活动结束后请务必取 下带走，并把会议场所内原有欢迎横幅挂上。 （五）会议场所多媒体设备由现代教育技术中心负责，学术报告厅 和三江会堂多媒体设备由现代教育技术中心派人播放。行政楼公共会议 室多媒体设备由申请单位派人专人播放并按照规范程序操作设备。 3 （六）学术报告厅和三江会堂活动申请使用单位必需有专职老师在 现场负责。 （七）会堂使用要特别注意消防安全。严禁在会堂内使用明火；严 禁私接私拉电线及使用自带开关电源等电器设备；会堂内消防箱等设施 前禁止堆放物品；演出如须使用冷焰火等材料，须事先报请保卫处批准 后方可使用。 五、解释与执行 本规定由校长办公室负责解释，自发布之日起执行。 4