6.档案工作手册.doc

档案工作手册 内蒙古大学档案馆编印 2016 年 6 月 前 言 根据《档案法》、《内蒙古自治区档案管理条例》、《高等 学校档案管理办法》等法律、法规，结合我校档案工作的实 际情况，编写了《内蒙古大学档案工作手册》，目的是使专 （兼）职档案工作人员在档案管理过程中有法可依、有章可 循,确保我校档案管理工作的标准化、规范化、信息化。 本手册共分为内蒙古大学档案分类方案、内蒙古大学档 案工作规范、内蒙古大学各单位、各部门文件材料归档范围 和保管期限表、内蒙古大学分管档案工作的领导和专（兼） 职档案工作人员职责四部分，欢迎各位领导和专（兼）职档 案工作人员对本手册提出意见和建议，我们将进一步完善。 内大档案馆 2016 年 6 月 目 录 第一部分 内蒙古大学档案分类方案 ....................1 一、编制说明 ....................................1 二、主表（十二大类档案） ........................4 第二部分 内蒙古大学档案工作规范 ..................13 一、党群、行政类档案工作规范 ...................13 二、教学类档案工作规范 .........................18 三、科研类档案工作规范 .........................23 四、基建类档案工作规范 .........................27 五、设备类档案工作规范 .........................31 六、出版类档案工作规范 .........................33 七、外事类档案工作规范 .........................35 八、财会类档案工作规范 .........................37 九、声像载体类档案工作规范 .....................41 第三部分 内蒙古大学各单位、各部门文件材料归档范围及 保管期限表 ..............................45 一、党政办公室（含国内合作办）文件材料归档范围及保 管期限表 ...................................45 二、纪委（监察室）文件材料归档范围及保管期限表 .47 三、组织部（统战）文件材料归档范围及保管期限表 .47 四、宣传部文件材料归档范围及保管期限表 .........48 五、工会文件材料归档范围及保管期限表 ...........49 六、团委文件材料归档范围及保管期限表 ...........49 七、学生工作处文件材料归档范围及保管期限表 .....50 八、学生就业处文件材料归档范围及保管期限表 .....51 九、离退休人员工作处文件材料归档范围及保管期限表51 十、发展规划处文件材料归档范围及保管期限表 .....51 十一、人事处文件材料归档范围及保管期限表 .......52 十二、审计处文件材料归档范围及保管期限表 .......53 十三、保卫处文件材料归档范围及保管期限表 .......54 十四、后勤保障处文件材料归档范围及保管期限表 ...54 十五、基建科与修缮工程管理科文件材料归档范围及保管 期限表 ...................................55 十六、国际合作与交流处文件材料归档范围及保管期限表58 十七、国际教育学院文件材料归档范围及保管期限表 .59 十八、教务处文件材料归档范围及保管期限表 .......60 十九、科学技术处文件材料归档范围及保管期限表 ...62 二十、社会科学处文件材料归档范围及保管期限表 ...64 二十一、财务处文件材料归档范围及保管期限表 .....66 二十二、资产管理处文件材料归档范围及保管期限表 .67 二十三、学报编辑部文件材料归档范围及保管期限表 .68 二十四、出版社文件材料归档范围及保管期限表 .....68 二十五、体育教学部文件材料归档范围及保管期限表 .69 二十六、研究生院文件材料归档范围及保管期限表 ...69 二十七、继续教育学院文件材料归档范围及保管期限表70 二十八、奥都资产经营公司文件材料归档范围及保管期限表 .70 二十九、图书与信息技术部文件材料归档范围及保管期限表71 三十、文科学院文件材料归档范围及保管期限表 .....71 三十一、理工科学院文件材料归档范围及保管期限表 .71 三十二、蒙古学中心、实验动物中心、马铃薯中心、蒙古 国中心文件材料归档方法 .................72 三十三、艺术学院、交通学院、创业学院文件材料归档办法 ...............................................72 三十四、不归档文件材料及处理方法 ...............73 第四部分 内蒙古大学分管档案工作的各级领导和专（兼） 职档案人员职责 ..........................75 一、分管档案工作的校领导的职责 .................75 二、各单位、各部门分管档案工作领导的职责 .......75 三、档案馆领导的职责 ...........................76 四、专职档案人员的职责 .........................76 五、各单位、各部门兼职档案人员的职责 ...........77 第一部分 内蒙古大学档案分类方案 一、编制说明 （一）为了适应我校档案工作的需要，实现档案分类、 编号、排架、检索等工作标准化、规范化、信息化，加强档 案的科学管理，促进档案整体业务建设的深化发展，充分发 挥档案信息的作用，推进学校档案管理现代化的进程，更好 地为教学、科研、管理等各项工作服务，根据《高等学校档 案实体分类法》、《高等学校档案管理办法》等法律、法规， 特制定本方案。 （二）本方案结合我校档案工作的历史、现状和发展前 景而编制，既要求有较强的思想性、科学性专业性和实用性， 又要求符合我校的客观实际，是档案分类编号、科学管理、 有效利用的依据。 （三）本方案由编制说明、主表、辅表三部分组成。主 表是分类法的主体，由类目、标识符号、注释等组成。档号 的结构、模式以及档案的实体排架均以《高等学校档案实体 分类法》为依据。 （四）一级类目是我校档案实体分类的最高层位，包括 党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、 声像、实物、已故十二大类，其标识符号采用类目名称主词 汉语拼音的第一个字母。 —1— （五）二级类目原则上按《高等学校档案实体分类法》 的规定设置，个别类目有所变通。其标识采用阿拉伯数字的 “双位数”，带“O”的数字不用，依次从“11、 12、……99”排列。 （六）档号由年度号+分类号+案卷（件）号组成。不同 全宗的档案，在年度号前加全宗号。 1．年度的标识原则采用自然年度，档案形成于哪一年就 标识到哪一年，各种计划、请示、报告带批复的标识批复年， 没有批复的标识形成年；跨年度的计划、规划有批复的标识 批复年，没有批复的标识文件内容针对的最后一个年度；跨 年度的会议文件一般标识会议的开幕年度；跨年度的报表标 识针对年度；跨年度（或几个年度）的教学档案、科研课题、 工程项目材料标识结束年；年度号由四位阿拉伯数字组成， 如 1997； 2．分类号是档号的主体，一般由一级、二级类目组成， 照片档案标识到三级类目； 3．案卷（件）号按所选择的分类号中最下位顺序编号， 因案卷（件）的数量不一，案卷（件）号可不限级数； （七）档案按照档号排架，根据我校档案案卷的实际情 况及库房条件，从维护档案的整体性和方便查找出发，采用 类目—年代的纵向排架方法。各类中按永久、长期、短期的 顺序依次排列； （八）交叉问题的处理 —2— 1．涉及全校、全局性的档案材料，归入党群类或行政类 综合部分保存，其余的均归入相应门类档案中保存； 2．各门类档案中，除声像档案单独保存外，与声像档案 发生交叉的材料，交叉部分一律归入相应门类档案中保存； 3．党群、行政类档案之间相互交叉的材料，交叉材料一 律归党群保存。上级党组织和本校党委形成的但属于行政职 能的材料，一律归党群类保存（教代会、校史材料、校庆材 料除外）； 4．涉及学校总体经费管理、经费分配计划、经费预决算 等材料一律归财会类档案保存；涉及单个工程项目或单个科 研项目经费等单项活动中形成的材料，归入各自的项目中保 存； 5．多项基建工程或多项科研项目共用一套文件（请示、 批复、图纸或经费）时，共用材料原则上归首项项目保存， 其它项目互见参见号。其它类档案遇到类似问题，参照解决； 6．基建工程竣工后，项目在使用、维修、改造过程中形 成的文件材料，和原工程档案材料归在一起保存； 7．校内外职工合作研究项目，以我校职工为主，并在科 研处立项的，归科研类保存； 8．制度汇编、单位制定的管理制度、办法，应统一归在 其主要职能的一个类目中（不论该单位的制度是装订成册， 还是单份文件）。 —3— 二、主表（十二大类档案） DQ 党群 主要包括党群部门中形成的文件材料 11 综合 党政办公室有关学校党委综合材料 12 纪检 纪委（监察室）综合材料 13 组织 有关组织工作、分党委、总支、直属 支部材料 14 宣传教育 宣传部有关材料 15 统战 统战工作方面有关材料 16 工会 工会、双代会材料 17 学生工作 团的工作、学生工作、学生社团材料 18 离退休工作 离退休人员材料 XZ 行政 主要包括行政职能部门工作中形成的文件材料 11 综合 党政办公室有关行政类材料、南校区管委 会材料 12 人事 人事处材料 13 审计 审计处材料 14 保卫 保卫处材料 15 总务 后勤保障处、奥都资产经营公司材料 16 档案、图书、信息 档案馆、图书馆、网络、电教中心材料 17 重点项目 发展规划办材料 18 校庆 校庆办公室材料 JX 教学 —4— 主要包括教学管理和教学实践中形成的文件 材料，按教学环节结合办学层次分类，分为全日制本专科教 育（教务处）研究生教育（研究生院）、成人教育（继续教育 学院）。 11 综合 本科教学综合管理文件、教学评估、教学质量评奖、 运动会材料等 12 本科学科建设与专业设置 学科建设、专业设置、国家级教学基地审批及管理、 实验室材料 13 招生 本科招生工作文件、录取名册、委培合同、研究生入 学试题等 14 学籍 学籍卡、成绩单、学籍变更及学生奖惩材料 17 本科毕业生 就业协议、毕业生名单、学历证书电子注册 18 教材 自编或主编教材、各专业使用教材目录、优秀教材评 选材料 19 研究生教育 新生录取名册、毕业生名册、学籍异动、各类研究生学 籍材料 20 成人教育 —5— 录取、毕业生名单、学籍异动、毕业生登记表 KY 科研 主要包括科研管理和科研实践活动中形成的文 件材料 11 综合 社会科学处、科学技术处综合材料 12 项目综合 文、理科科研项目材料 JJ 基建 主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文 件材料 11 综合 基建与修缮工程管理科综合材料、水文材料 32 项目综合 教学楼图纸 33 项目综合 宿舍楼图纸 34 项目综合 附属建筑图纸 SB 设备 主要包括仪器设备的政府采购、维修改造中形 成的材料。 11 综合 资产管理处文件材料 （仪器设备随机文件材料由使用单位保管） 12 项目 项目采购中形成的材料 CB 出版 主要包括出版工作管理和出版活动过程中形 成的文件材料。 —6— 11 综合 出版社、校刊、学报编辑部综合材料 12 报纸 校刊编辑编辑的报纸 13 刊物 学报编辑部出版的正式刊物 14 书稿 出版社出版的样书（由出版社设分室保管） WS 外事 主要包括外事工作管理和外事活动中形成的 各种文件材料。 11 综合 外事工作管理性文件、国际交流与合作处综合材料 12 出国（境） 出国（境）考察、访问、开会、讲学、比赛等审批 及有关业务材料 13 来校 邀请、聘请外籍机构或人士来校参观、讲学等审批 及有关业务材料 15 外国留学生工作 留学生录取审批材料、学籍、成绩登记表、学生去 向及有关材料 CK 财会 主要包括财务工作管理和会计核算过程中形 成的文件材料。 11 综合 财务处综合材料 13 会计帐簿 总帐、明细帐、日记账、现金账、银行存款帐等 14 会计凭证 各种原始凭证、记帐凭证（为便于鉴定销毁单独排架） 15 重点项目 同“13” 16 重点项目 同“14” 17 其它账簿 —7— 18 其它凭单 19 工资清册 工资发放名册、奖金、津贴、助学金发放名册等 20 会计报表 决算报表、预算会计报表及各种统计表 三、辅表一声像档案分类表 SX 声像 主要包括反映学校重要职能活动的照片、录像 带、录音带、光盘等特殊载体材料 12 照片（含数码照片） 1211 亲切关怀 1212 党政、教学、科研活动 1213 国际交流与合作 1214 文体活动 1215 人物类 1216 校园景观 1217 重点建设项目专题 1218 校庆专题 1219 荣誉类 13 录音带 14 录像带 19 光盘 附件：内蒙古大学档案实体分类代号简表 —8— DQ 党群类 DQ11 综合 DQ12 纪检、监察 DQ13 组织 DQ14 宣传教育 DQ15 统战 DQ16 工会 DQ17 团委、学生工作 DQ18 离退休 XZ 行政类 XZ11 综合 XZ12 人事、师资 XZ13 审计 XZ14 保卫 XZ15 总务 XZ16 图书、档案、信息 WS 外事类 WS11 综合 WS12 出国（境） WS13 来访 WS15 留学生 JX 教学类 —9— JX11 本科综合 JX12 本科学科、专业 JX13 本科招生 JX14 本科学籍管理 JX17 本科毕业 JX19 研究生教育 JX20 成人教育 KY 科研类 KY11 综合 KY12 科研项目 JJ 基建类 JJ11 综合 JJ32 教学楼 JJ33 宿舍楼 JJ34 附属建筑 SB 设备类 SB11 综合 SB12 招标、采购合同 CB 出版类 CB11 综合 CB12 报纸 CB13 刊物 CB14 —10— 书稿 CK 财会类 CK11 综合 CK13 财务处账簿 CK14 财务处凭单 CK15 重点项目专款账簿 CK16 重点项目专款凭单 CK17 其它账簿 CK18 其它凭单 CK19 工资册 CK20 各类报表 SX 声像类 SX12 照片（含数码照片） SX12-11 亲切关怀 SX12-12 党政、教学、科研活动 SX12-13 国际交流与合作 SX12-14 文体活动 SX12-15 人物类 SX12-16 校园景观 SX12-17 重点建设项目专题 SX12-18 校庆专题 SX12-19 荣誉类 SX13 录音带 SX14 录像带 —11— SX19 光盘 SW 实物类 SW11 锦旗 SW12 牌匾 SW13 字画 SW14 奖杯 YG 已故类 —12— 第二部分 内蒙古大学档案工作规范 一、党群、行政类档案工作规范 为了加强我校党群、行政类档案（以下简称党政档案） 工作，根据《高等学校档案管理办法》、《高校档案工作规 范》、《归档文件整理规则》及有关规定，结合我校实际情况 制定本规范。 第一条 凡是学校在党群、行政管理活动中直接形成的具 有保存价值的文字、图表和声像等不同载体的记录，均属党 政档案。 第二条 党政档案严格实行归档部门即文书处理部门立 卷归档制度。 第三条 党政档案归档工作应坚持“三纳入”，纳入学校 各单位、各部门的计划和规划，纳入管理制度，纳入兼职档 案管理人员责任范围；做到布置、检查、总结、验收各项工 作的同时，布置、检查、总结、验收党政档案归档工作； 第四条 党政档案归档单位及归档范围： （一）归档单位：纪委（监察室）、党政办公室、 组织 部（统战）、 宣传部、离退休人员工作处、工会、团委、学 生工作处、学生就业处、人事处、审计处、后勤保障处以及 各学院形成党政档案的部门； （二）归档范围： 详见《内蒙古大学各单位、各部门文 —13— 件材料归档范围和保管期限表》，归档的重点以本校形成的文 件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料，其次是上 级来文和其他单位的来文、来电中应以针对本校的批复性文 件为主； 第五条 党政档案整理方法和归档流程： （一）形成积累 1、各归档单位兼职档案员在每学年开始时根据本单位 历年文件材料形成规律，预计新的一年可能产生的新的内容 拟好题目标签，贴到文件夹（袋）上，排放在柜子内。 2、把办完每件事情的材料对号入座（已拟好题目的文 件夹（袋）内），年底时统一归档。 （二）整理方法 1、鉴定：同一类的归档文件应按照《内蒙古大学各单 位、各部门文件材料归档范围和保管期限表》进行鉴定，正 确划分出永久、长期、短期三种保管期限； 2、排列：归档文件按照时间排列，要注意密不可分的材 料排列顺序是：批复在前，请示在后；正文在前，附件在后； 正本在前，定稿在后；定稿在前，历次讨论稿在后；结论性 材料在前，依据性材料在后。会议文件、统计报表等成套性 同一类内容的文件应排列在一起。会议记录须将一年的按会 议类型、时间和次数依次排列在一起； 3、装订：党群、行政类档案根据《归档文件整理规则》， 实行以件为单位进行整理，即以每份文件为一件，文件正本 —14— 为一件，请示与批复为一件，正文与附件为一件，原件与复 印件为一件，转发文与被转发文为一件进行装订。短期文件 可用普通订书钉装订，永久和长期的归档文件均用不锈钢钉 装订，装订前要将件内的各页按批复、文件、文件批办单、 底稿的顺序对齐装订，去掉文件上的金属物，托裱破损的文 件，较小的文件要加边、粘贴，较大的要适当折叠，字迹模 糊的要复制并放在原件之后； 4、编号：归档文件要按排列顺序逐件编号，在文件首 页上端的右侧空白位置加盖归档章，并填写年代、分类号、 保管期限、件号等相关内容。请示与批复为一件时，只对批 复编号; 5、编目：整理好归档文件按照件号顺序编写归档文件目 录。 6、装盒：归档文件要严格按类别和归档文件目录先后顺 序装入规范的档案盒，与归档目录中相应条目的排列顺序相 一致。装盒时，要把同一类归档文件的永久、长期、短期分 别装盒，每个档案盒中要填写备考表中的盒内文件需要说明 的情况，如无需要说明的内容，也要将整理人、检查人的姓 名及日期写上； （1）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补 充、移出、销毁等情况； （2）整理人：负责整理归档文件的人员姓名； （3）检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名； —15— （4）日期：归档文件整理完毕的日期； 7、打号：装盒后，要在盒的脊背上用数字章及蓝色印台 泥打号，字迹要清晰，美观，不得涂改。其中，起止件号填 写盒内第一件和最后一件的件号，中间用“-”连接； 8、排架：按照年度和类别分别上架，每一类按照永久、 长期、短期的顺序依次排架。 （三）归档流程 负责党政档案的兼职档案人员要在每年 6 月底以前，将 上一年形成的文件材料按照《内蒙古大学各单位各部门文件 材料归档范围和保管期限表》及《内蒙古大学党政档案工作 规范》的要求，整理完毕后，按照档案馆规定的时间移交档 案馆； 移交时，交接双方必须当面验收，检查文件材料是否完 整、齐全，排列、录入是否符合要求，凡不符合规定的要求， 接收人应拒绝接收，并限期改正归档； 经档案馆检查合格后，填写移交目录。交接双方履行签 字盖章手续，并各执一份交接目录备查。 二、教学类档案工作规范 为了加强教学类档案（以下简称教学档案）工作，依据 《高等学校档案工作规范》、《高等学校档案管理办法》等法 律法规，结合我校实际制定本规范。 第一条 凡是学校在教学管理和教学实践中直接形成的 具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的记录均属教 —16— 学档案。 第二条 教学档案是衡量学校教学管理水平和教学质量 的重要标志之一，是培养人才、推进教学改革和教学研究必 不可少的条件；是教学评估的重要内容和学生学历的凭证； 是学校档案的主体、核心和重点。坚持由教学文件材料形成 部门立卷归档的原则，由教学管理部门和各学院兼职档案员 负责将积累的文件材料及时移交归档。 第三条 教学档案工作应坚持“三纳入”、“四同步”；纳 入教学计划、规划，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员 岗位责任制，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下 达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学 工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定教 学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案 材料同步；上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具归 档证明同步。 第四条 教学类档案归档单位及归档范围 教务处各科室，招生办公室、各学院、体育教学部 （一）归档范围 1、归档的主要内容包括本科教育、研究生教育、成人教 育三个层次。具体内容包括教学综合管理、学科与实验室建 设、招生、学籍管理、毕业生工作方面，具体范围见以上各 单位文件材料归档范围和保管文件材料归档范围和保管期限 表； —17— 2、归档的重点是教学工作、学籍管理、毕业生工作等。 第五条 教学档案的整理方法和归档流程 （一）形成积累 1、每学年初，分管教学工作的校长在向有关教学管理部 门及各学院布置新学年工作的同时应布置教学文件材料的形 成积累任务； 2、教学管理部门和各学院兼职档案员按《内蒙古大学各 单位各部门文件材料归档范围和保管期限》的要求分别积累 文件材料，并定期进行整理，以备归档。 （二）整理方法 教学类档案分成两部分进行整理，第一部分为教学管理 的文件材料，主要指教学管理部门的文件、整理方法参照我 校《党群行政类档案工作规范》。第二部分为各学院学籍管理 类材料，具体整理方法如下： 1、鉴定：将归档材料按照《内蒙古大学各单位、各部门 归档范围和保管期限表》进行鉴定，正确划分出永久、长期、 短期三种保管期限； 2、组卷：按照形成规律，保持其有机联系和便于利用查 考的原则进行组卷。相同内容和保管期限的材料组成一卷便 于利用，同一内容的材料数量多时可分别组成若干卷，每卷 不超过 200 页。也可根据需要组成薄卷,每卷需重新编写页号， 每卷都应有各自的档号； 3、编号：每卷内的卷内文件材料按顺序编排页号，无论 —18— 单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号 位置在非装订线一侧的右上角； 4、编目： 整理好的案卷依次编写案卷目录和卷内文 件目录。 5、装订：卷内材料要按照卷内目录的顺序依次排列，连 同封皮、封底用细线三点一线装订。 6、装盒：案卷要严格类别按照案卷号的先后顺序装入规 范档案盒，与卷内目录中相应条目的排列顺序相一致，装盒 时，要把同一类案卷永久、长期、短期分别装盒，每个档案 盒中要填写备考表，如无需要说明的内容，也要将整理人、 检查人的姓名及日期写上； （1）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补 充、移出、销毁等情况； （2）整理人：负责整理归档文件的人员姓名； （3）检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名； （4）日期：归档文件整理完毕的日期； 7、打号：装盒后，要在盒的脊背上用数字章及蓝色印台 泥打号，字迹要清晰，美观，不得涂改。其中，起止件号填 写盒内第一件和最后一件的件号，中间用“-”连接； 8、排架：按照年度和类别分别上架，每一类按照永久、 长期、短期的顺序依次排架； 9、教学类档案中的研究生学籍档案，研究生试卷档案， 因其材料形成的特殊性，采取的是组卷不装订的整理方法， —19— 但要以一件为单位，在每件材料的右上角加盖专门的归档章， 要填写档号、件号和保管期限。按照卷内文件目录的顺序依 次排列，装入档案盒内，并在盒上拟写案卷标题、文件形成 时间、保管期限、档号等项目。 （三）归档流程 负责教学类的兼职档案人员要在每年 6 月底以前，将上 一年形成的文件材料按照《内蒙古大学部门文件材料归档范 围和保管期限表》及《内蒙古大学教学档案工作规范》的要 求，整理完毕后，按照档案馆规定的时间移交档案馆； 移交时，交接双方必须当面验收，检查文件材料是否完 整、齐全，排列、录入是否符合要求，凡不符合规定的要求， 接收人应拒绝接收，并限期改正归档； 经档案馆检查合格后，填写移交目录。交接双方履行签 字盖章手续，并各执一份交接目录备查。 三、科研类档案工作规范 为了提高我校科学技术研究类档案（以下简称科研档案） 的质量和管理水平，依据《档案法》、国家科委、国家档案局 联合发布的《科学技术研究档案管理条例》，原国家教委颁布 的《高等学校档案管理办法》等法律、法规、规章、结合我 校情况制定本规范。 第一条 凡是学校在科学研究管理和实践活动中直接形 成的具有保存价值的文字、图表和声像等不同载体的记录均 属科研档案； —20— 第二条 科研档案工作是科研管理的重要组成部分，是科 研活动的重要环节，必须纳入科研计划、规划、管理制度和 有关人员的职责范围之中。 第三条 科研类档案归档单位及归档范围 （一）归档单位 社科处、科技处 （二）归档范围 归档的重要内容是学校承担的经过鉴定、评审或验收的 所有科研项目的申请书、批准通知及意见、进展书、任务书、 结题总结、结题证明等。 第四条 整理方法和归档流程 （一）形成积累 学校科研管理部门和各课题组，按各自的职责范围，分别 形成积累和整理科研工作各阶段的有关文件材料。 （二）整理方法 科研档案的整理分成两部分，第一部分为科研管理类文件 材料，主要指科研管理部门的文件，参照《党群行政类档案 工作规范》进行整理，第二部分为科研项目类材料，具体整 理方法如下： 1、鉴定：将应归档的科研类材料按照《科技处、社科处 文件材料归档范围和保管期限表》进行鉴定，正确划分出永 久、长期、短期三种保管期限； 2、组卷：按照形成规律，保持其有机联系和便于利用查 —21— 考的原则进行组卷。相同内容和保管期限的材料组成一卷便 于利用，科研项目均按照项目责任人和项目名称组卷； 3、编号：科研项目类按申请书、批准通知及意见、计划 任务书、进展报告、结题报告、结题证明的顺序编号，一类 材料为一件，以件为单位，在每件的右上角加盖档案章，并 逐项填写； 4、编目： 整理好的案卷依次编写案卷目录和卷内文 件目录。 5、装订：科研因其材料形成的特殊性，采取的是组卷 不装订的整理方法，但要以件为单位，在每件材料的右上角 加盖专门的归档章，要填写档号、件号和保管期限。按照卷 内文件目录的顺序依次排列，装入档案盒内，并在盒上拟写 案卷标题、文件形成时间、保管期限、档号等项目； 6、装盒： 每卷按照卷内目录中相应条目的排列顺序依 次装入档案盒，一般一个项目装一盒，材料多时可采用厚盒。 装盒时，每个档案盒中要填写备考表，如无需要说明的内容， 也要将整理人、检查人的姓名及日期写上。 （1）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补 充、移出、销毁等情况； （2）整理人：负责整理归档文件的人员姓名； （3）检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名； （4）日 期：归档文件整理完毕的日期； 7、打号：装盒后，要在盒的脊背上用数字章及蓝色印台 —22— 泥打号，字迹要清晰，美观，不得涂改； 8、排架：按照年度和类别分别上架，每一类按照永久、 长期、短期的顺序依次上架。 （三）归档流程 负责科研类的兼职档案人员要在每年 6 月底以前，将上 一年形成的文件材料按照《内蒙古大学各单位、各部门文件 材料归档范围和保管期限表》及我校《科技类档案工作规范》 的要求，整理完毕后，按照档案馆规定的时间移交档案馆； 移交时，交接双方必须当面验收，检查文件材料是否完 整、齐全，排列、录入是否符合要求，不符合规定的要求， 接收人应拒绝接收，并限期改正归档； 经档案馆检查合格后，填写移交目录。 交接双方履行 签字盖章手续，并各执一份交接目录备查。 四、基建类档案工作规范 为了提高我校基本建设档案（以下简称基建档案）的质 量和管理水平，依据《高等学校档案工作规范》、《高等学校 档案管理办法》等法律、法规和规章，结合我校实际情况制 订本规范。 第一条 凡在学校基本建设管理和基本建设工程项目（新 建 、扩建、改建以及大、中型维修）中直接形成的、有保存 价值的文字、图表、声像等各种载体的记录均属基建档案。 第二条 基建档案工作要纳入基建规划、计划、管理制度 和基建人员职责范围之中，做到基建工程与建立档案工作同 —23— 步进行；工程建设与竣工材料的积累、整编、审定工作同步 进行；工程竣工时，要与提交一整套合格的竣工图的验收同 步进行。 第三条 基建类档案归档单位及归档范围 （一）归档单位 基建与修缮工程管理科。 （二）归档范围 1、归档的主要内容包括基本建设综合管理、可行性研究、 设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工 验收材料，基建预算、概算、决算、器材管理等方面（详见 我校《基建与修缮工程管理科文件材料归档范围和保管期限 表》）； 2、归档的重点是项目建设各个阶段开工的各种载体、形 式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。对停建、 缓建的基建工程项目，其重要文件也应归档保存。 第四条 整理方法和归档流程 （一）形成积累 1、基建与修缮工程管理科接到基建新建、扩建、改建及 大、中型维修项目后，在布置工作计划的同时布置形成积累 基建文件材料的任务； 2、竣工档案（主要是竣工图）是对工程项目进行考核和 日后使用、扩建、维修的依据。竣工图是竣工验收的必备条 件之一，必须盖有施工单位的竣工章，施工单位项目负责人 —24— （或图纸修改人）的印章（签名）。凡竣工图不符合档案管理 要求的，工程项目不能验收。 （二）整理方法 基建档案分成两部分整理，第一部分为基建管理的文件 材料，主要指基建管理部门的文件，参照我校《党群行政类 档案工资规范》进行整理， 第二部分为基建类项目类材料， 具体整理方法如下： 1、鉴定：将应归档的基建管理的文件材料和基建项目材 料按照《基建与修缮工程管理科文件材料归档范围和保管期 限表》进行鉴定，正确划分出永久、长期、短期三种保管期 限； 2、组卷：按照建筑名称组卷，保持其有机联系和便于利 用查考的原则进行排列。相同内容和保管期限的材料组成一 卷便于利用，同一内容的材料数量多时可分别组成若干卷。 也可根据需要组成薄卷,每卷需重新编写件号，每卷都应有各 自的档号； 3、编号：基建类项目类按件排序编号，一份图纸为一件， 以件为单位，在每件的右上角加盖归档章，并逐项填写； 4、编目：整理好的案卷依次编写案卷目录和卷内文件目 录。 5、装盒：案卷要严格按照卷内文件目录的先后顺序装 入档案盒，与卷内目录中相应条目的排列顺序相一致，装盒 时要将卷内目录放在每卷的最上面，每个档案盒中要填写题 —25— 名、备考表，如无需要说明的内容，也要将整理人、检查人 的姓名及日期写上； （1）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补 充、移出、销毁等情况； （2）整理人：负责整理归档文件的人员姓名； （3）检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名； （4）日期：归档文件整理完毕的日期。 6、打号：装盒后，要在盒的脊背上用数字章及蓝色印台 泥打号，字迹要清晰，美观，不得涂改； 7、排架：按照年度和类别分别上架，每一类按照永久、 长期、短期的顺序依次排架。 （三）归档流程 负责基建类的兼职档案人员要在每年 6 月底以前，将上 一年形成的文件材料按照《内蒙古大学部门文件材料归档范 围和保管期限表》及我校《基建类档案工作规范》的要求， 整理完毕后，按照档案馆规定的时间移交档案馆； 移交时，交接双方必须当面验收，检查文件材料是否完 整、齐全，排列、录入是否符合要求，凡不符合规定的要求， 接收人应拒绝接收，并限期改正归档； 经档案馆检查合格后，填写移交目录。交接双方履行签 字盖章手续，并各执一份交接目录备查。 五、设备类档案工作规范 为了加强我校仪器设备类档案（以下简称设备档案）科 —26— 学管理水平，依据《高等学校档案工作规范》、《高等学校档 案管理办法》等法律、法规，结合本校实际情况制定本规范。 第一条 凡作为学校固定资产的仪器、设备，在其购置、 验收、调试、管理、维修、报废等全部活动中直接形成的， 具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的记录和随机 材料均属设备档案。 第二条 作为学校资产的各种重要仪器设备项目，（包括 全套随机资料），由使用部门应建立档案目录，分室保管。 第三条 设备类档案归档单位及归档范围 （一）归档单位 资产管理处、重要仪器设备使用单位； （二）归档范围 归档的主要内容包括申购设备到验收完毕（进口设备到 索赔期满）过程中的管理性文件和技术性文件。如招标文件、 采购合同等（详见我校《资产管理处文件材料归档范围和保 管期限表》及《理工科学院文件材料归档范围和保管期限 表》）。 第四条 整理方法和归档流程： 设备类档案分两部分整理，一部分为设备管理文件，另 一部分为集中采购项目类材料。 （一）形成积累 资产管理处将设备管理文件及将最能反映设备购置情况 的文件材料（如申购报告、批复文件、论证文件、订购合同、 —27— 验收报告、索赔文件等）及时收集、整理好，以备归档。 （二）整理方法及归档流程 参见我校《党群行政类档案工作规范》及《科研类档案 工作规范》。 六、出版类档案工作规范 为了提高我校出版类档案工作质量和管理水平，充分发挥 档案的作用，有效地为学校和社会服务，依据《高等学校档 案管理规范》国家出版局、国家档案局《出版社书稿档案工 作规范》和《高等学校档案管理办法》等法律、法规，结合 我校实际情况制定本规范。 第一条 学校在编辑出版发行的报纸、期刊、图书等活动 中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体 材料均属出版类档案。 第二条 出版类档案工作要纳入出版编辑单位的管理制 度，纳入出版工作计划和规划，纳入各社、部（室）负责人 和责任编辑人员的职责范围。出版、编辑部门在布置计划、 检查、总结、验收出版工作时，要同时布置计划、检查、总 结、验收出版档案工作。 第三条 出版类档案归档单位及归档范围 （一）归档单位 学报编辑部、校刊编辑部、出版社 （二）归档范围 1、归档的主要内容包括出版综合管理、 学报、校刊等 —28— 出版等方面的内容（详见我校《出版社、学报编辑部、校刊 编辑部文件材料归档范围和保管期限》）。出版社建立分室， 保管本单位的档案材料，每年向档案馆移交案卷目录和统计 年报表，并定期移交具有永久保存价值的档案。其他部门形 成的出版类档案向档案馆移交； 2、归档的重点是出版活动各个阶段所形成的不同载体形 式的文件材料，尤其是出版物本身； 第五条 整理方法和归档流程 （一）整理方法 1、综合性管理文件材料，参见我校《党群行政类档案工 作规范》有关要求进行整理； 2、学报一期组成一卷，校刊可若干期组成一卷，其它出 版档案按出版物名称立卷，一书组成一卷， 注意分清年度， 不可跨年度立卷； 3、跨年的出版档案，放在出版物的出版年度立卷； 4、出版类档案采取组卷不装订的方法，学报类底稿和样 书组成一卷，样书放在案卷的最前面，依次按顺序加盖归档 章； 5、非综合管理性质的出版档案的案卷标题以书籍著（译） 者、书名为标题，刊物以刊名加刊期为标题。 （二）归档流程 负责出版类档案的兼职档案人员要在每年 6 月底以前，将 上一年形成的文件材料按照我校《各单位、各部门部门文件 —29— 材料归档范围和保管期限表》及《党政档案工作规范》的要 求，整理完毕后，按照档案馆规定的时间移交档案馆； 移交时，交接双方必须当面验收，检查文件材料是否完 整、齐全，排列、录入是否符合要求，凡不符合规定的要求 者，接收人应拒绝接收，并限期改正归档； 经档案馆检查合格后，填写移交目录。 交接双方履行 签字盖章手续，并各执一份交接目录备查。 七、外事类档案工作规范 为了提高我校外事类档案（简称外事档案）的质量和管 理水平，依照《高等学校档案工作规范》、《高校档案管理办 法》及有关的法律、法规，结合我校实际情况，特制定本规 范。 第一条 学校与外国团体或个人在学术交流、科技合作、 人 才 交 流 、 友 好 往 来 等 活动 中 形 成 的 具 有 保 存 价 值 的 文 字 、图表及声像等各种载体的记录均属外事档案。 第二条 外事档案工作必须纳入学校外事工作计划和管 理制度中，落实到学校有关部门外事人员的职责范围，做到 与布置、检查、总结外事工作时同步进行。 第三条 外事类档案归档单位及归档范围 （一）归档单位 国际合作与交流处、国际教育学院、各单位、各部门有 关外事活动的材料； （二）归档范围 —30— 1、归档的主要内容包括外事综合管理，出国（境）、来 校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合 作、留学生工作等方面的文字材料及照片、录像等，详见我 校《国际合作与交流处文件材料归档范围和保管期限表》（含 国际教育学院）。归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留 学生工作活动中形成的文件材料； 2、本校人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品，可 采取不同方式归档，或存复印件、影印件。国外赠送学校的 礼品、纪念品，有保存意义的，应及时归档，不宜保管的可 以存实物照片、影印件和清单； 第四条 整理方法和归档流程 （一）形成积累 （1）在国际合作活动及外国留学生工作中，兼职档案人 员负责将相关文件材料收集、整理，按要求向档案馆移交； （2）本校师生员工出国形成的材料，由国际合作与交流 处负责对文件材料收集、整理 按要求向档案馆移交； （3）校内各单位主办的国际会议的会议材料由主办单位 负责归档。 （二）整理方法 基本要求参见我校《党群行政类档案工作规范》 （三）归档流程 负责外事档案的兼职档案人员要在每年 6 月底以前，将 上一年形成的文件材料按照我校《国际合作与交流处文件材 —31— 料归档范围和保管期限表》及《外事档案档案工作规范》的 要求，整理完毕后，按照档案馆规定的时间移交档案馆； 移交时，交接双方必须当面验收，检查文件材料是否完 整、齐全，排列是否符合要求， 凡不符合规定的要求，接收 人应拒绝接收，并限期改正归档； 经档案馆检查合格后，填写移交目录。 交接双方履行 签字盖章手续，并各执一份交接目录备查。 八、财会类档案工作规范 根据《高等学校档案工作规范》和《高等学校档案管理 办法》、《会计档案管理办法》及其他有关的法律、法规，结 合我校实际情况制定本规范。 第一条 我校各级财会部门在财务管理和会计活动中直 接形成的具有保存价值的文字材料、凭证、帐簿和报表等材 料,均属财会档案。 第二条 财会档案应纳入财会部门有关工作的管理制度 中，纳入财会工作计划、规划，纳入财会部门有关人员岗位 责任制。在布置、检查、总结、验收财会工作的同时，要布 置、检查、总结、验收财会档案工作。 第三条 学校档案馆主要接收、保管学校财会部门形成的 会计档案（永久和长期账簿、报表、工资清册、凭证等）。 第四条 财会类档案归档单位及归档范围 （一）归档单位 —32— 财务处、财务独立核算部门。 （二）归档范围 归档的主要内容包括财务综合管理文件、会计报表、会 计帐簿、工资清册、会计凭证等（详见我校《财务处文件材 料归档范围和保管期限表》），重点是会计活动各个阶段形成 的不同类型的具有永久保存价值的文件材料。 第四条 整理方法和归档流程 （一）形成积累 1、财会部门的分管领导和兼职档案人员要督促会计承办 人员，做好平时材料的收集、积累，注意材料的完整、系统 和准确； 2、学校档案部门应了解会计业务，监督、指导、检查财 会部门的档案业务工作。 （二）整理方法 财会类档案整理分两部分，一部分为财会类管理类文件， 整理方法参照我校《党群行政类档案工作规范》，另一部分为 财会类账簿、凭单，具体方法如下： 1、鉴定：将应归档财会文件按照《财务处文件材料归档 范围和保管期限表》进行鉴定，正确划分出永久、长期、短 期三种保管期限； 2、组卷：凭单、账簿每一册为一件，各种报表每一年装 订为一件； —33— 3、编号：财会类按件排序编号，以件为单位，在每件的 右上角加盖归档章，并逐项填写; 4、编目： 整理好的账簿、凭单依次编写案卷目录。 5、装盒： 每卷按照案卷目录的中相应条目的排列顺序 依次装入档案盒，凭单装入凭单盒。装盒时每个档案盒中要 填写备考表，如无需要说明的内容，也要填写整理人、检查 人的姓名及日期； （1）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补 充、移出、销毁等情况； （2）整理人：负责整理归档文件的人员姓名； （3）检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名； （4）日期：归档文件整理完毕的日期。 6、打号：档案盒脊背粘贴的内容，字体大小、字号必须 统一，内容统一。特别注意的是“账簿”而非“账簿””，保 管期限统一为打印为“25 年”或“15 年”，“会计档案”四 字为隶书、小一、加粗，年度、类别、分类号、案卷号、保 管期限、归档单位”均为隶书、小二、加粗。（以上指装账簿 档案盒的脊背），凭单盒的脊背按规范要求打印； 7、排架：按照年度和类别分别上架，每一类按照永久、 长期、短期的顺序依次排 （三）归档流程 当年财会档案，在会计年度终了后可暂时由财会部门保 —34— 管二年，期满后的档案于当年 6 月底前由财会部门的兼职档 案工作人员将应归档的财会档案编制移交目录，一式两份， 连同整理好案卷集中向档案馆办理移交手续。 移交时交接双方必须当面验收，检查归档材料是否完整、 齐全，凡不符合规定的，接收人应拒绝接收，并限期改正归 档。 九、声像载体类档案工作规范 为了提高我校声像载体类档案（以下简称声像档案）工 作的质量和管理水下，根据《高等学校档案工作规范》、《高 等学校档案管理办法》等法律、法规的有关规定，结合我校 实际情况制定本规范。 第一条 凡反映教学、科研和管理等各项工作，具有保存 价值的各种以音像、画面形象等方式记录的专门载体及其相 配套的记录均属声像档案。 第二条 声像档案的主体是声像载体材料，由于其记录反 映形式以及制作方法、保管条件、利用方式均与纸质载体不 同，因此单独列为一类并须根据声像载体档案的特点特殊管 理。 第三条 应采用先进科学技术，不断提高科学管理水平， 大力开发声像档案信息资源，努力为教学、科研和管理工作 服务。 第四条 声像载体类档案归档单位及归档范围 —35— （一）归档单位 各单位、各部门 （二）归档范围 归档的主要内容包括声像档案综合管理， 声像载体材 料各个方面（归档的重点是本校各项活动中形成的具有长期 保存的声像载体材料，尤其是载体材料的原件。包括照片、 录音带、录像带、光盘等）； 第五条 整理方法和归档流程 （一）整理方法 1、分类鉴定：将应归档的声像制品按介质分为照片、录 音制品、录像制品、光盘等，照片及底片分别整理； 2、编号：每一类声像制品按年分开，每一年里按类编档 号，档号格式为年代+分类号+件号； 3、编目：各类声像档案制品均应编目，要有文字说明 （包括内容、时间、地点、人物、背景和制作者）； 4、、同一主题内容的声像制作材料和声像制品的档号要 与文字材料的档号相互照应，主题内容逐一著录； 5、与声像档案配套的纸质文件材料的整理要求按照其他 门类纸质档案整理的有关规定执行。保管期限的确定一般为 永久保管； 6、声像制品的装具，一般应使用原装具； （二）归档流程 —36— 档案部门检查归档的材料是否完整、准确、系统、配套， 声像、画面是否清楚，是否有对局部划伤、断裂者、生霉、 发潮的，若有以上情况，归档部门要及时修复。检查无误后， 填写交接文据，一式两份。 综合管理性质的材料归档时间为一般为次年 6 月底以前， 声像载体材料在完成制作后三个月内归档。 第六条 声像档案的管理 1、照片库房保持温度 15-20 度，相对湿度 55-65%，其 他声像档案库房，应做到恒温、恒湿、清洁，温度宜 18-24， 相对湿度宜 35-45%。要有专用的设备和必要的保护措施，要 避开 30 奥斯特以上的磁场； 2、每年定期检查库房的“八防”（防火、防潮、防高湿、 防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防盗）情况。定时记录 库房温、湿度保持库房整洁； 3、每两年对库存档案进行一次全面核对检查总结，发现 问题及时处理； 4、照片、底片要定期检查，有发黄、发霉、变质等现象， 要及时进行清洗和技术处理； 5、录像带、录影带等使用完毕后应及时倒带，并马上入 盒，以防止污染。要定期进行检查，如发现变形、断列、磁 粉脱落等现象，应及时进行补救； 6、声像档案的保管期限与相应文字材料的保管期一致。需 —37— 长期、永久保管的声像材料，在保管一定时间后，应转录复制； 7、母带（片）与复制带（片）保管方法一致。母带（片） 必须专柜保管，并特别标明。 —38— 第三部分 内蒙古大学各单位、各部门文件材 料归档范围及保管期限表 一、党政办公室（含国内合作办） DQ11 党群类（党务综合） 序号 类目名称 保管 期限 1 本校党代会文件材料： (l)请示、批复、通知、工作报告、议程、 决议、纪要、主席团会议记录、会议简报、 领导讲话稿、选举结果、讨论通过的文件、 照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、 永久 列席代表名单、提案及办理情况等文件材料 长期 (2)重要的贺信、贺电，筹备工作选举过 短期 程中形成的文件、会议情况、小组会议记录、 会议服务机构的计划、总结 (3)参考文件、工作人员名单、代表证、 列席证及选票式样 2 本校党委会、常委、党委扩大会、 党 政联席会、党委中心组会议记录、纪要、决 议及会议讨论文件 3 4 5 6 7 党委工作计划、报告、总结 学校党委制定的规章制度 以党委组织承办的重要活动、会议材料 上级领导检查、视察学校工作形成的文件材 料（省部级以上） 党政领导参加校内外重大会议的发言、讲话 归档 时间 次年 5月 底前 永久 长期 长期 长期 长期 长期 —39— 8 9 10 11 党群系统启、停止使用印章的通知 党群系统重要统计材料 党委与有关机关联系、协商工作的来往文件 上级党组织有关党的建设的文件材料 永久 永久 短期 短期 XZ11 行政类(行政综合) 序 号 1 2 3 4 5 归档内容 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 本校教育事业规划、计划及上级批复 全校性的规章制度 学校年度工作总结 校长书记联系会议会议记录、纪要 学校重大活动的计划、报告、讲话、总结 本校与有关单位签订的协议书、合同、备忘 录等文件材料 校领导参加校内外重大会议的讲话、发言 学校评估材料（结论性）、汇报材料 有关全校性工作的调查材料和经验总结 重要各类报奖材料及批复 高校基层报表和各种年度统计表 启用印章及停止使用印章的文件 本校概况 学校组织或承办的重要活动、会议材料 本校各单位的请示及学校的批复 本校简报、信息、动态、大事记等 17 校庆工作材料 18 各单位、各部门年度工作总结 6 —40— 保管 期限 永久 永久 永久 永久 长期 归档 时间 永久 长期 永久 次年 长期 5月 长期 底前 永久 永久 长期 长期 短期 长期 长期或 永久 长期 国内合作办 关于合作项目的各类统计报表 校地合作、校企合作、校际合作的协议书及 有关材料 校友会的有关材料 其它有保存价值的文件材料、实物和声像材 料 19 20 21 22 长 期 永久或 次年 长期 5月 长 期 底前 长 期 二、纪委（监察室）文件材料归档范围及保管期限表 DQ12 序 号 1 纪检、监察类 （纪检工作） 保管 期限 长期 归档内容 归档 时间 上级纪委关于本校纪检、监察工作的文件 纪委、监察工作的上级批示、调查材料及年 长 期 终统计报表 纪委、监察工作规章制度 长 期 次年 校纪委、监察会议记录 长 期/永久 5 月 党员处分、复查材料 长 期 底前 2 3 4 5 群众来信来访及调查、处理材料（有领导批 示或处理结果的） 廉政建设方面的材料 6 7 短 期 短 期 三、组织部（统战）文件材料归档范围及保管期限表 DQ13 组织类 （组织工作） 序 号 归档内容 1 上级关于本校组织工作的文件 本校党的组织机构设置、撤并、名称更改的 报告及决定、批复、通知 党员名册、副处级以上干部名册 2 3 保管 期限 长期 永久 永久 归档 时间 次年 5 月底 前 —41— 5 6 7 8 9 10 校级领导干部任免、分工，副处级以上干部 任免、调动等 组织工作规章制度 组织部门各类报奖材料和批复 各总支、支部委员名册 组织部门组织或承办的重要活动、会议材料 发展新党员、预备党员转正等材料 组织部门资料汇编 11 其它有保存价值的文件材料、实物和声像材料 4 DQ15 归档内容 1 上级关于本校统战工作的文件 本校各级人大代表、政协委员名单及有关审 批材料 本校统战工作计划、决定、总结 统战部门各类报奖材料及批复 台、港、澳和侨务工作材料 各民主党派成员和负责人名册及有关材料 3 4 5 6 长期 长期 长期 长期 长期 永久 永久或 长期 统战类（统战工作 ） 序 号 2 永久 保管 期限 长期 永久 长期 长期 长期 长期 归档 时间 次年 5 月底 前 四、宣传部文件材料归档范围及保管期限表 DQ14 宣传类（宣传工作 ） 序 号 归档内容 1 上级关于本校宣传工作的文件 2 3 宣传部门各类报奖材料及批复 反映学校重大活动照片 —42— 保管 期限 永久或 长期 长期 永久 归档 时间 次年 5 月底 前 4 《内蒙古大学校刊》合订本 本校宣传工作计划决定、报告、通知和总结、 规章制度 5 6 永久 长期 长期或 短期 学校宣传部发文 五、工会文件材料归档范围及保管期限表 DQ16 工会 工会工作 序 号 归档内容 1 上级关于本校工会工作的文件 （1） 本校双代会有关文件（请示、批复、 通知、决议、议程、代表名单、工作 报告、章程、大会发言、选举结果、 领导讲话、提案等文件、换届选举大 会材料）及数码照片、音频、视频材 料等 （2） 重要通知、会议记录、简报、提案及 办理结果 （3） 工会有关文件 上级及本校工会表彰先进集体个人的材料 2 3 保管 期限 长期 归档 时间 永久 长期 短期 次年 5 月底 前 长期 六、团委文件材料归档范围及保管期限表 DQ17 团委---团的工作 序 号 1 2 保管 期限 永久或 上级关于团的工作文件 长期 本校团代会文件(通知、名单、工作报告、决 永久或 议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件) 长期 归档内容 归档 时间 次年 5 月底 前 —43— 永久或 长期 表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料 长 期 学生奖励材料(奖学金、优秀学生、先进班级) 长 期 学生处分材料 长 期 团干部名单 长 期 团委牵头进行的重大活动的有关材料 长 期 永久或 以团委文号编制的文件 长期 3 团的工作的规章制度、统计表 4 5 6 7 8 9 七、学生工作处文件材料归档范围及保管期限表 DQ17 序 号 学生工作 归档内容 1 上级关于学生工作的文件 2 学生工作的各类规章制度、统计表等 3 表彰和奖励学生先进个人和集体文件 全校奖、贷、助、减、免、补工作的报表、 统计、汇总、情况调查报告等 学生违纪处分材料、违纪处分解除、申诉与 复查等材料 学生工作处牵头进行的重大活动的有关材 料 有关学生工作向校领导的请示、报告及校领 导的批示 学生处召开全校性学生大会及座谈会的重 要材料 全校辅导员、班主任的选拔、培训、管理、 考核、评优工作材料 4 5 6 7 8 9 —44— 保管 归档 期限 时间 永久或 长期 永久或 长期 长 期 长 期 长 期 长 期 长期 长期 长 期 次年 5 月底 前 八、学生就业处文件材料归档范围及保管期限表 JX17 序 号 1 2 3 毕业生工作 归档内容 就业方案光盘 普通高等学校毕业生就业协议书 就业质量报告 保管 期限 长期 短期 长期 归档 时间 次年 5 月底 前 九、离退休人员工作处文件材料归档范围及保管期限表 DQ18 党群类(离退休工作) 序 号 归档内容 1 2 上级机关发来有关离退休工作规定、指示 本校关于离退休工作的规定、办法 本校离退休人员关于待遇问题向学校的请 示及学校的批复 离退休人员名册 其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料 3 4 5 保管 期限 长期 短期 长期 归档 时间 次年 5 月底 前 十、发展规划处文件材料归档范围及保管期限表 XZ11 行政类 序 号 1 2 3 4 归档内容 上级有关"一流大学一流学科"建设的文件 材料 关于中西部高校综合实力提升的材料 关于省部共建的有关材料 其它有保存价值的文件材料、实物和声像材料 保管 期限 长期或 短期 长 期 长 期 长 期 归档 时间 次年 5 月底 前 —45— 十一、人事处文件材料归档范围及保管期限表 XZ12(人事工作) 序 号 归档内容 保管 期限 归档 时间 保管 期限 长期 长期 永久 次年 5 月底 前 综合信息科 1 上级有关人事工作的文件 2 3 4 本校关于人事工作规章制度等文件 人事处有关汇编、画册 其它有价值的文件材料、实物和声像材料 人事科 关于机构编制规划、计划报告及上级批复 永久 关于校内科级机构设置、机构撤并、名称更 永久 改、人员编制的文件材料 干部任免材料 永久 人事统计报表 永久 教职工名册、登记表 永久 教职工年终考核有关材料 长期 次年 表彰奖励先进集体、先进教职工的材料 长期 5 月底 处分教职工的材料 长期 前 教职工辞职、主动离职和停薪留职的有关材料 永久 教职工聘用、聘任、转正定级的文件材料 长期 借调教职工的合同、协议、函件等 长期 教职工的录用、调入、调出的有关材料(包 长期或 括转移、行政、工资关系介绍信) 短期 有关博士后流动站材料。 长期 师资科 教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级 次年 长期 批复、教师资格认定材料 5 月底 有关教师各类奖项评选和推荐工作的文件材料 长期 前 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 1 2 —46— 我校各类人才工程相关人选的选拔、上报和 管理的文件材料 教职工继续教育材料 师资培养和管理工作材料 本校人才引进计划等材料 我校关于人才交流工作的计划、总结、实施 办法 3 4 5 6 7 长期 短期 长期 长期 长期 8 上级和本校有关人才交流工作的文件 永久或 长期 1 2 3 4 劳资科 教职工工资通知单存根、津贴发放名册 教职工工资统计报表 教职工死亡、伤残和抚恤工作文件材料 非编制人员、临时工材料 档案管理科 长期 永久 长期 长期 去世教职工人事档案 永久 次年 5 月底 前 去世 后5年 十二、审计处文件材料归档范围及保管期限表 XZ13 序 号 审计工作 归档内容 1 上级有关审计工作的文件 2 本校审计工作方面的规章制度 3 审计工作请示、调查报告、情况反映等 4 审计工作统计年报及重要报表 5 上级审计部门对学校的审计报告及领导批示 保管 期限 长期 长期或 永久 长期或 永久 永久或 长期 长期 归档 时间 次年 5 月底 前 —47— 本校审计部门对学校各级领导的职务审计 报告及领导批示 审计项目形成的有关文件：领导批示、 审计通知书、审计报告、结论等重要材料 6 7 长期 永久 十三、保卫处文件材料归档范围及保管期限表 XZ14 保卫工作 归档内容 保管 期限 1 上级有关保卫工作的文件 长 期 2 本校保卫工作报告、调查材料、统计报表 长 期 3 本校保卫工作方面的规章制度 长 期 4 本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论 材料及上级的批复和判决书 长 期 5 本校保卫部门职责范围的规章制度 长 期 序 号 归档 时间 次年 5 月底 前 永久或 长期 注：保卫处涉密案件材料可不移交档案馆，在本部门保管，但需每 年提交目录 6 其它有关文件材料及实物、声像材料 十四、后勤保障处文件材料归档范围及保管期限表 XZ15(后勤工作) 序 号 归档内容 保管 期限 1 关于学校住房的出售、教职工住房贷款的办 长 理等有关材料 期 2 本校与房地产部门和银行签订相关协议。 久 —48— 永 归档 时间 次年 5 月底 前 3 与市政府、市财政局、房改办、银行、环保、 卫生防疫、人防、城建等单位办理学校各项 长 手续和费用的减免的请示与批复及来往函 期 4 全校教职员工医疗保险工作的材料。 期 长 关于全校教职工住房公积金登记、核算、上报 长 期 及退还等业务的办理的有关材料。 长期或 其它有价值的文件材料、实物及声像材料 短期 5 6 十五、基建科与修缮工程管理科文件材料归档范围及保 管期限表 JZ11 基建（综合） 序 号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 归档内容 保管 期限 归档 时间 上级、本校有关基建工作的规定、办法、 长 期 通知 本校基建工作计划、总结、规章制度 长 期 基建工程年度（季度）总结、统计报表。 长 期 基建工程财务预决算 长 期 全校性总体规划图、总平面图、总水电气管 永 久 次年 网分布图及说明 5 月底 学校征地范围总体地质勘探、地形测量材料 永 久 前 有关基建扩建、维修、加固各类用房的报告、 永 久 批复及附图（与基建项目共存） 征地批准文件、签订的合同、协议书及土地 永 久 证书、红线图等 其它有保存价值的文件材料、实物和声像材 永久或 料 长期 —49— JJ31-34 基建项目（单项工程） 一、可行性研究 1 2 3 4 项目建议书及上级批复 可行性研究报告（含选址、方案论证） 项目评估 环境预测、调查报告 保管 期限 永 久 永 久 永 久 永 久 5 设计任务书及计划任务书 永 久 序 号 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 —50— 归档内容 二、设计基础 工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、 地质图、勘察记录、化验报告、重要土、岩 永 久 样及说明 地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设 永 久 备及安装测量定位、观测记录 水文、气象、地震等其他设计基础材料 永 久 三、设计文件 初步设计 永 久 技术设计 永 久 施工图设计 长 期 技术秘密材料、专业文件 永 久 设计计算书、设计说明书 长 期 关键技术实验 长 期 总体规划设计 永 久 设计评价、鉴定及审批 永 久 四、工程管理文件 征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书 永 久 承包合同协议书、招标、投标、租赁文件 永 久 施工执照 永 久 环保三同时、消防、卫生等条件水、电、暖 永 久 供应协议书 归档 时间 项目 完成 后次 年5月 底前 项目 完成 后次 年5月 底前 项目 完成 后次 年5月 底前 项目 完成 后次 年5月 底前 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 产权证书 土地适用许可证、建筑许可证、接通水、电 源许可证、环保卫生、消防执照 五、土地施工文件 开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸 会审纪要 施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技 术措施、施工安全措施、施工工艺 原材料及构件出厂证明、质量鉴定 建筑材料实验报告 设计变更、工程更改洽商、材料代用单、材 料仿用审批 土建施工定位测量地质勘察 土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图 隐蔽工程验收记录 工程记录及测试、沉陷、位移、事故处理报告 交工验收记录证明 竣工报告、竣工验收报告 设备及管线安装施工文件 开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸 会审纪要 设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、 设备代用审批 焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录 隐蔽工程检查验收记录 强度、密闭性试验报告 设备调试记录 施工安装记录、安装质量检查、评定、事故 处理报告 系统调试、实验记录 管线清洗、通水、清毒记录 永 久 永 久 短 期 长 期 长 期 长 期 永 久 永 久 永 久 永 久 永 久 长 期 永 久 项目 完成 后次 年5月 底前 短 期 长 期 长 期 长 期 长 期 短 期 项目 完成 后次 年5月 底前 长 期 短 期 短 期 —51— 43 44 45 管线标高位置、坡度测量记录 短 期 中间交工验收记录证明、工程质量评定 长 期 竣工报告、竣工验收报告 长 期 电气、仪表安装施工文件 开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审 短 期 设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、 长 期 设备代用审批 调试、整定记录 长 期 性能测试和校核 长 期 施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告 长 期 操作、联动试验 短 期 电气装置交接记录 短 期 中间交工验收记录、工程质量评定 长 期 竣工报告、竣工验收报告 长 期 竣工验收 竣工验收报告 永 久 全部竣工图纸 永 久 质量评审材料 永 久 竣工验收会议文件 永 久 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 项目 完成 后次 年5月 底前 项目 完成 后次 年5月 底前 十六、国际合作与交流处文件材料归档范围及保管期限表 WS11 外事类(综合) 序 号 归档内容 1 2 上级关于外事工作的文件材料 学校外事工作规章制度、简报等 3 外事工作统计报表等 4 外事工作会议材料 5 其它有保存价值的文件材料、实物和声像材料 —52— 保管 期限 长 期 长 期 永久或 长期 长 期 永久或 长期 归档 时间 次年 5 月底 前 WS12 外事类（来校 ） 序 号 归档内容 上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来 往、函件 外国党政官员、各界人士来校参观访问的文 件材料 外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学 的讲稿、教材等材料 来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材 料 我校举办的国际合作会议的有关材料 其它有保存价值的文件材料、实物和声像材 料 1 2 3 4 5 6 保管 期限 归档 时间 长 期 长 期 长 期 长 期 次年 5 月底 前 长 期 永久或 长期 WS13 外事类出国（境） 序 号 归档内容 本校出国(境)人员的申请、报告、批复等有 关文件材料 本校出国(境)人员考察、访问讲学材料 其它有保存价值的文件材料、实物和声像材 料 1 2 3 保管 期限 长 期 长 期 长期 归档 时间 次年 5 月底 前 十七、国际教育学院文件材料归档范围及保管期限表 WS15 外事类（留学生工作） 序 号 1 2 归档内容 录取审批材料 、留学生来华签证及来校申 请表 留学生学籍登记表 保管 期限 长 期 长 期 归档 时间 次年 5 月底 前 —53— 3 长 期 5 留学生学籍变动管理材料 留学生学生名册（关于毕业证书、学位证书及 其证号情况的登记表）、进修名单 校际交流学生派出工作有关材料 6 其它有保存价值的需要归档的材料 永久或 长期 4 十八、教务处文件材料归档范围及保管期限表 JX11、JX12 序 号 教学（综合） 归档内容 保管 期限 归档 时间 教学改革与建设科、实践教学科、教学质量监控科 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 —54— 各专业教学计划、教学大纲、教学计划调整 审批材料 本校有关教学规划、教学改革、实施计划文 件材料、有关教学规章制度、办法 本校有关本、专科生教育事业发展规划、计 划的报告、总结及上级批复 本校有关学科建设、专业设置的材料 教学改革立项项目审批表、立项通知书、立 项项目管理表 课程建设与改革的有关材料 本校各类教学工作统计表 新开课程审批材料 其它有保存价值的文件材料、实物和声像材料 有关实验室建设、申报、评估、审批材 料 、统计报表 本校有关教学检查、教学评估和和各级优秀 教学质量评奖材料 保管 期限 长期 长期 永久 永久 长 期 永久 永久 长期 永久 次年 5 月底 前 JX13 教学（招生工作） 序 号 归档内容 保管 期限 归档 时间 招生办公室 1 3 4 5 上级有关招生工作的文件材料 招生章程、招生简章、招生计划、生源计划、 各类文件材料 新生录取材料及新生名单 招生宣传、招生工作总结 四、六级成绩单 6 其它有保存价值的文件材料、实物和声像材料 2 长 期 长 期 次年 永 久 5 月底 长 期 前 永 久 永久或 长期 JX11、JX14 教学（综合） 序 号 归档内容 保管 期限 归档 时间 教务管理科、民族教育科、综合合信息科 1 上级下达的有关教学的文件材料 2 3 4 5 6 7 教务处发文 联合办学的有关材料 赴外校交流学习学生名单 双学位录取名单、成绩单 预科生分流文件 内蒙古大学校历 8 其它有保存价值的文件材料、实物和声像材料 长 期 长 期 长 期 长期 次年 永 久 寒假 永 久 前 长 期 永久或 长期 —55— JX14、JX20 教学类 学籍管理科 序 号 归档内容 保管 期限 归档 时间 本、专科毕业生名单、未毕业学生名单、延 读学生名单、肄业结业学生名单、换证补证 永 久 学生名单、授予学士学位学生名单、授予双 学士学位学生名单 学生学籍异动材料（休学、转学、转专业、 长 期 次年 复学、退学、降级等） 5 月底 有关各类奖学金的材料 长 期 前 成人申请学位材料 永 久 免试推荐研究生材料 长期 学生奖惩材料 长期 其它有保存价值的文件材料、实物和声像材 永久或 料 长期 1 2 3 4 5 6 7 十九、科学技术处文件材料归档范围及保管期限表 KY11 科研类（综合） 序 号 归档内容 保管 期限 1 上级、本校有关科技工作的规定、通知 长 期 2 3 本校重要的科技工作会议记录和文件材料 本校科技工作长期发展计划 本校科技工作和重点实验室(基地)的规章 制度 本校科技工作统计、科技工作量统计报表 本校科研经费的分配、使用、管理等方面的 材料 科研成果汇编 长 期 长 期 4 5 6 7 —56— 长 期 长期 长期 永 久 归档 时间 次年 5 月底 前 8 11 科研项目获奖材料 本校举办的全国性学术会议报告、批复、纪 要等有关材料 本校教职工自编或协编正式出版的专著；核心 期刊上发表的论文、获奖论文和专著；出版专 著、发表论文的年度目录 申报科学基金及有关批复 12 其它有保存价值的文件材料、实物和声像材料 9 10 长 期 长 期 永久 长 期 长期或 短期 KY12 科研类（科研项目） 序 号 归档内容 保管 期限 归档 时间 一、科研准备阶段 1 开题报告与课题调研论证材料 长 期 2 3 4 5 任务书、合同、协议书 课题研究计划、设计 计划执行情况、计划调整或撤消报告 课题投资和预决算材料 二、研究实验阶段 实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记 录（含关键配方、工艺流程及综合分析材料） 数据处理材料、包括计算机处理材料（如程 序设计说明、框图、计算结果） 设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械 设计图、电子线路图） 研究工作阶段小结、年度报告 配套的照片、底片、录音带、录象带、幻灯 片、影片拷贝等 样品、标本等实物的目录 永 久 长 期 短 期 长 期 1 2 3 4 5 6 次年 5 月底 前 永 久 永 久 永 久 长 期 次年 5 月底 前 永 久 永久 —57— 三、总结鉴定阶段 研究报告、研制报告 论文专著 成果鉴定评审意见 鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴 定意见） 鉴定证书 课题工作总结 推广应用意见 四、申报奖励阶段 科研成果登记表 科研成果报告表 科研成果奖励申报与审批材料 科研成果奖励申报与审批材料 科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原 件或影印件 专利申请书或证书原件或影印件 五、推广应用阶段 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 成果转让合同、协议书及经济效益证明等推广应用 材料 永 久 永 久 永 久 长 期 永 久 长 期 永 久 永 久 永 久 永 久 永 久 次年 5 月底 前 次年 5 月底 前 永久 永 久 次年 5 月底 以前 二十、社会科学处文件材料归档范围及保管期限表 KY11 科研类（综合） 学籍管理科 序 号 归档内容 保管 期限 归档 时间 次年 5 月底 前 1 上级、本校有关科研工作的规定、通知 长 期 2 3 本校科研工作会议记录和文件材料 本校科研工作长期发展规划 长 期 长 期 —58— 4 5 6 7 8 9 10 11 本校科研工作统计、科研工作量统计报表 本校科研经费的分配、使用、管理等方面的 材料 科研项目、成果一览表 科研成果获奖材料 本校举办的全国性学术会议报告、批复、纪 要等有关材料 本校教职工自编或协编正式出版的专著；核心 期刊上发表的论文、获奖论文和专著；出版专 著、发表论文的年度目录 申报社会科学基金及有关批复 其它有保存价值的文件材料、实物和声像材 料 永 久 永 久 永 久 长 期 长 期 长 期 长 期 长期或 短期 KY12 科研类（科研项目） 序 号 归档内容 保管 期限 归档 时间 一、科研准备阶段 1 开题报告与课题调研论证材料 长 期 2 3 4 5 任务书、合同、协议书 课题研究计划、设计 计划执行情况、计划调整或撤消报告 课题投资和预决算材料 二、总结鉴定阶段 永 久 长 期 短 期 长 期 次年 5 月底 前 1 研究报告 永 久 2 3 4 5 6 论文专著 课题工作总结 科研成果登记表 科研成果报告表 科研成果奖励申报与审批材料 永 久 长 期 永 久 永 久 永 久 项目 结题 后次 年5月 底以 前 —59— 7 科研成果奖励申报与审批材料 永 久 8 科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原 件或影印件 永 久 二十一、财务处文件材料归档范围及保管期限表 办公室（ CK11、CK17、CK18） 1 上级、本校有关财务工作的文件等 2 本校财务工作的请示、批复 3 本校财务管理规定、计划、总结、请示、批 复等文件 4 本校食堂、医院等后勤部门形成的账本和凭单 保管 归档 期限 时间 长期或 短期 本单 长期 位保 管2年 长期 后归 档 短期 5 其它有保存价值的文件材料、实物和声像等 长期 序 号 归档内容 核算科（CK13、CK14、CK15、 CK16、CK19） 序 号 归档内容 保管 期限 1 “重点建设项目”基建账簿和凭单、对帐单 长期或 短期 2 本校教育事业、科研事业经费管理使用形成 的各类账簿、凭单 长期 3 工资册 长期 4 其它有保存价值的文件材料、实物和声像 材料 长期 管理科（CK20） —60— 归档 时间 本单 位保 管2年 后归 档 序 号 归档内容 1 决算、预算报表 2 各类报表 其它有保存价值的文件材料、实物和声像材 料 3 保管 期限 长期或 短期 长期 长期或 短期 归档 时间 保管 期限 保管 期限 长期或 短期 归档 时间 在部 门保 管2年 后归 档 收费科（CK11、CK13 CK14） 序 号 1 归档内容 各类收费文件 2 工资变动发放表 3 其它有保存价值的文件材料、实物和声像材 料 次年 5 月底 前 长期 二十二、资产管理处文件材料归档范围及保管期限表 SB11 设备类 序 号 归档内容 3 上级部门有关国有资产管理、政府集中采购 的政策、法规 本校关于国有资产管理、学校集中采购的办 法和规章制度 有关招标采购文件、合同等文件材料 4 其它有价值的需要保存的文件材料 1 2 保管 期限 长 期 长 期 长 期 长 期 归档 时间 次年 5 月底 前 （已 完成 的项 目） —61— 二十三、学报编辑部文件材料归档范围及保管期限表 CB13 出版（刊物） 序 号 1 归档内容 本校知名人士在学报上发表文章的手稿 本校学报（自然科学版、社会科学版）和蒙 文版的手稿、正稿和出版物 各级审稿单 其它有保存价值的文件材料、实物和声像材 料 2 3 4 保管 期限 归档 时间 长 期 永 久 长 期 永久或 长期 次年 6 月底 以前 二十四、出版社文件材料归档范围及保管期限表 CB14 出版（书稿） 序 号 归档内容 保管 期限 归档 时间 一、综合管理类 1 2 3 4 上级有关编辑出版工作的文件 长 期 本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、 长 期 次年 简报和重要会议记录 5 月底 本校编辑出版工作规章制度、报表 长 期 以前 其它有保存价值的文件材料、实物和声像材 永久和 料 长期 二、出版物项目 1 编辑出版合同、协议书 长 期 2 3 出版请示和批复 原稿（含照片、手迹原件）或复印件 各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往 信件 长 期 长 期 4 —62— 短 期 次年 5 月底 以前 5 6 封面设计图样 短 期 出版通知单、书刊、音像出版样品 永 久 出版发行记录、发稿后的变动情况、稿酬、 7 短 期 版税通知单 8 获奖或受查处情况的文件材料 长 期 9 有参考价值的读者来信、重要评论 短 期 10 再版修改意见 短 期 注：综合管理类移交档案馆保存，项目类在本单位保存。 二十五、体育教学部文件材料归档范围及保管期限表 JX11 教学类 序 号 1 2 3 4 归档内容 保管 期限 归档 时间 运动会材料 永、长、短 次年 学生参加全国、省体育比赛获奖名单，名次 长期 5 月底 市、校、体育比赛获奖名单，名次 长期 前 其它有保存价值的文件材料、实物和声像材料 长期 二十六、研究生院文件材料归档范围及保管期限表 JX19 教学类 序 号 归档内容 保管 期限 归档 时间 1 研究生入学试题及指导教师名册 2 博士、硕士研究生学籍材料 永 久 研究生录取名册、毕业名册（含毕业时间、 姓名、民族、出生年月日、专业、毕业证号、 永 久 次 年 学位证号）、在职研究生录取名单 5月 永久或 底前 关于研究生教学和管理工作文件材料 长期 永久或 研究生管理工作方面的规章制度、办法 长期 3 4 5 长 期 —63— 二十七、继续教育学院文件材料归档范围及保管期限表 JX20 教学类 序 号 归档内容 保管 期限 1 关于继续教育工作条例、规定 长 期 2 有关继续教育工作向上级的请示和批复 长 期 3 有关继续教育工作的各类统计报表 长 期 4 招生计划、招生简章 长 期 5 专科班（夜大、函授、脱产）、大专起点本 科班、高中起点本科班录取新生名册 、新 生入学登记表、毕业生登记表 永 久 6 成人教育毕业生名册及自考毕业生名册 永 久 7 学籍异动材料 长 期 8 其它有价值的、需要归档的文件材料 长 期 归档 时间 二十八、奥都资产经营公司文件材料归档范围及保管期限表 序 号 归档内容 保管 期限 归档 时间 1 公司及公司董事会发的红头文件（公司各项 规章制度、聘任职及任免职文件、优秀员工 表彰文件等） 长 期 2 公司及其董事会各类会议纪要。 长期 次年 5 月底 以前 3 公司财务凭证。 长期 —64— 二十九、图书与信息技术部文件材料归档范围及保管期限表 XZ16 档案、图书、信息建设 序 号 1 归档内容 上级有关图书、档案、信息工作的文件 档案、图书、信息建设方面的概况、发展规 划、藏品目录、统计及统计报表 档案馆指南、全宗介绍 2 3 保管 期限 长 期 长期 归档 时间 次年 5 月底 以前 长期 三十、文科学院文件材料归档范围及保管期限表 序 号 归档内容 保管 期限 1 各专业学生学籍卡片、本科毕业生成绩单 永 久 2 各专业毕业生合影 （照片上应附有日期、 班级、专业、姓名） 长 期 3 其它有保存价值的文件材料、实物和声像材料 永久或 长期 归档 时间 次年 5 月底 以前 三十一、理工科学院文件材料归档范围及保管期限表 序 号 归档内容 保管 期限 1 各专业学生学籍卡片、本科毕业成绩单 永 久 2 各专业毕业生合影 （照片上应附有日期、 班级、专业、姓名） 长 期 3 其它有保存价值的文件材料、实物和声像材料 永久或 长 期 归档 时间 次年 —65— 仪器设备类 序 号 1 归档内容 开箱记录及装箱单 安装、调试记录和双方签字移交文件、保修 单 验收报告及文件材料 索赔来往函件及结果文件 设备说明及全套随机文件材料 2 3 4 5 保管 期限 归档 时间 长 期 长 期 长 期 长 期 长 期 设备 正常 使用 后 注：凡作为学校固定资产的仪器、设备，在其购置、验收、调试、 运行、管理、维报废等全部活动中直接形成的材料，特别是价 值在十万元以上的仪器设备，其各个环节性形成的不同载体的 文件材料（包括全套随机材料）均应建立档案，由于仪器设备 档案的特殊性，可在使用单位建立分室，保管本单位的材料每 年向档案馆移交案卷目录。 三十二、蒙古学中心、实验动物中心、马铃薯中心、蒙 古国中心文件材料归档方法 以上四个中心在工作中形成的文件材料可在本单位保存， 但仍需建档，定期整理。如有重要的、需要永久保存的，可 移交档案馆。 三十三、艺术学院、交通学院、创业学院文件材料归档 办法 艺术学院、交通学院需建立分档案室，接受本单位和档 案馆的监督检查，除教学档案移交档案馆永久保存以外，其 —66— 它门类的档案应按时收集，集中保管，便于利用。 创业学院也需将本学院教学、行政、财会等各类档案集 中保管，按类整理，建立案卷目录，接受档案馆的监督检查。 三十四、不归档文件材料及处理方法 （一）上级机关的文件材料 上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件，普发供 参阅，不办的文件材料；上级机关征求意见未定稿的文件。 （二）本校的文件材料 1、学校的各类发文由学校党政办公室统一归档，各单位 可做资料保存； 2、无查考利用价值的事物性、临时性文件； 3、无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问，提出一 般性建议或意见的人民来信； 4、校内互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文，介 绍信等； 5、本校负责人兼任外机关职务形成的文件材料； 6、为参考目的从各方面收集的文件材料。 （三）同级机关的非隶属机关的文件材料 1、参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考 价值的文件材料； 2、非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料； （四）基层单位的文件材料 1、基层单位送来的参阅的简报、情况反映、不应抄报或 —67— 不应备案的文件材料； 2、基层单位抄报备案的一般性文件材料； 3、已被归档文件包括了的阶段性计划、总结、报告等； 4、无具体内容的一般会议通知。 （五）不归档文件的处理办法 1、各部门每年在文书立卷归档和清退文件时处理不归档 的文件材料； 2、清理出的不需要归档的文件材料应加强管理，不要随 便堆放。如需要做资料保存的文件材料应填写目录，需要销 毁时及时销毁； 3、需销毁的文件中划分密级的文件应按照有关保密规定 办理，一般文书材料可以采用简便方法进行登记（如登记收 发文号在收发文簿上加盖“销毁”戳）。 4、凡销毁的材料需要经本部门有关领导批准后方可销毁， 无论采用什么方法销毁，均应指派两名以上专人检查后监销。 —68— 第四部分 内蒙古大学分管档案工作的各级领 导和专（兼）职档案人员职责 一、分管档案工作的校领导的职责 （一） 对学校档案工作负总责。把档案工作纳入学校的 整体发展规划，并列入学校议事日程，督促各单位、各部门 按上级和学校档案馆要求做好职责范围内的工作； （二） 审定学校档案工作发展规划、计划，检查《档案 法》和上级有关档案工作方针政策在学校的执行情况； （三）关心档案工作和档案馆的建设和发展，从人力、 财力、物力上给予支持，及时解决工作中的重大问题，逐步 改善工作条件，使档案工作与学校的各项工作协调发展； （四）协调学校档案工作与其它工作的关系。 二、各单位、各部门分管档案工作领导的职责 （一）把档案工作列入自己的工作计划，认真执行档案 工作“三纳入”、“四同步”的工作要求； （二）选配好兼职档案人员，并保持相对稳定；明确其 职责，将其完成任务情况列入考核归范； （三）加强与学校档案馆的联系，共同做好业务指导和 监督检查工作，保证本部门档案按期归档； （四）制定本部门文件材料管理制度并检查落实，对本 部门档案工作所需设备、经费给予支持； —69— （五）关心兼职档案人员工作，及时解决他们工作中遇 到的困难。 三、档案馆领导的职责 （一）负责制订学校档案工作计划、规划，进行年度的 本馆工作总结，拟制(修)订业务工作的各项规章制度，并认 真地组织实施； （二） 对本馆人员进行合理分工，随时掌握工作情况， 按计划完成任务； （三）组织本馆人员参加政治和业务学习，组织全校专 (兼)职人员的业务培训； （四）负责接待、处理有关单位和群众的来访、来函， 负责档案业务工作对外联系； （五） 调查了解本校档案工作情况，并就档案改革等有 关问题，提出意见和建议； （六） 完成业务主管部门和有关领导交办的事宜。 四、专职档案人员的职责 （一）根据国家和学校有关档案工作的政策和法规，制 定本单位档案工作的各项管理制度； （二）指导、监督、检查、协助归档单位和兼职档案人 员做好文件材料的收集、整理、归档工作； （三）对接收入库档案进行检查、分类、整理、上架， 编制多种检索工具，有计划、有步骤地进行档案史料汇编， —70— 积极做好档案信息资料的开发工作，为学校各项工作和社会 利用档案史料服务； （四）贯彻执行党和国家关于保守党和国家机密的规定， 维护涉密档案的安全； （五）做好“八防”工作，确保档案材料完整、安全； （六）积极开展档案数字化建设； （七）对保存的各门类档案数量进行准确的统计。 五、各单位、各部门兼职档案人员的职责 （一）党政类档案兼职档案人员职责 1.坚持平时预立卷，根据本部门不同种类文件材料形成 的特征，制订其案卷类目，合理分类存放，便于平时利用和 立卷归档； 2.负责本部门文字材料的形成、积累、保管和立卷归档 工作，保证归档文件材料完整、准确、系统； 3.归档文件做到编排合理，件号准确，按档案馆的要求 熟练使用档案管理系统； 4.主动接受档案馆的业务指导和督促检查，按规定时间 向档案馆归档。 5.积极参加业务学习，不断提高档案工作水平； 6.注意文件材料的安全和保密工作。 （二）教学类档案兼职档案人员职责 1、按照教学档案归档范围和保管期限表做好本单位教学 文件材料的形成、积累工作，坚持平时预立卷； —71— 2、文件材料中各种数据（如名册、成绩册、登记表等） 应详细核对，做到准确、一致、完整； 3、将收集、积累的文件材料整理组卷装订，做到组卷合 理，编目清楚，标题准确，装订整齐，并按时向档案馆移交； 4、做好存放在本部门的教学文件材料的组卷、分类、编 目、登记、保管、利用等工作； 5、主动接受档案馆的业务指导和监督检查，积极参加业 务学习，不断提高档案工作水平。 （三）科研档案兼职档案人员职责 1、按照科学研究档案归档范围和保管期限表做好本单位 科学研究文件材料的形成积累工作，坚持平时预立卷； 2、下达科研计划（含横向委托合同课题）时，同时向课 题组下达建档任务，并负责对建档工作进行监督指导； 3、各课题组科研课题鉴定或评审后，督促并指导课题组 负责人定期完成立卷任务，并向档案馆移交； 4、主动接受档案馆的业务指导和督促检查，积极参加业 务学习，不断提高档案工作水平。 （四）基建档案兼职档案人员职责 1、按照基建档案归档范围和保管期限表，负责基建文件 材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作，保证文件材 料的完整、准确、系统； 2、根据文件材料不同类特征，合理分类存放，便于平时 利用和立卷归档； 3、协助档案馆在基建项目验收前，对准备归档的基建文 —72— 件材料进行预验收； 4、基建项目验收后两个月内，负责将该项目完整的文件、 图纸、表格等材料归档； 5、接受档案馆的业务指导和监督检查，积极参加业务学 习，不断提高档案管理水平。 （五）设备类档案兼职档案人员职责 1、根据设备档案归档范围和保管期限表，做好仪器设备 综合类文件材料的形成、积累、整理、组卷、归档工作；按 设备计划、采购供应工作程序，形成、积累设备管理技术文 件材料，设备验收或索赔结束后两个月内归档； 2、对设备使用、维修、检修、改造工作形成的技术文件， 按规定整理后归档； 3、接受档案馆的业务指导和督促检查，积极参加业务学 习，不断提高档案管理工作水平。 （六）出版类档案兼职档案人员职责 1、按照出版类档案归档范围和保管期限表，做好出版综 合类文件材料的形成、积累、整理、组卷、归档工作，保证 文件材料的完整、准确、系统； 2、在部门负责人的领导下，指导、监督、协助责任编辑 做好出版档案材料的平时积累工作； 3、积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。 （七）外事档案兼职档案人员职责 1、按照外事档案归档范围和保管期限表，负责文件材料 的形成、保管和整理立卷归档工作，保证归档文件材料完整、 —73— 准确、系统； 2、坚持平时预立卷，根据不同种类外事文件材料形成特 征，制定归档文件目录，合理存放，便于平时利用和归档； 3、主动接受档案馆的业务指导和督促检查，按规定时间 向档案馆归档； 4、积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。 （八）财会档案兼职档案人员职责 1、按照财会档案归档范围和保管期限表，做好财会综合 类、会计报表、会计帐簿、会计凭证、工资清册档案材料的 形成、积累、整理、组卷、归档工作； 2、做好暂时存放在本部门的档案的分类、编目、登记、 保管、利用等工作； 3、主动接受档案馆的业务指导和督促检查，按规定时间 向档案馆移交档案； 4、积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。 （九）声像档案兼职档案人员职责 1、督促、指导、协助本部门声像技术人员做好声像资料 的积累工作，接收技术人员交来的声像资料，并检查是否完 整、准确、系统，是否符合归档要求； 2、按声像档案保管技术要求，保管好未移交的声像资料； 3、定期将已收集的声像档案向档案馆移交； 4、主动接受档案馆的业务指导和督促检查，积极参加业 务学习，不断提高档案工作水平。 —74—